Kickoff-Meeting: vorbereiten, durchführen und festhalten

Was ein Kickoff leisten muss

Bei Projektstart hat jede Seite ein eigenes Bild im Kopf. Die Kundin denkt an das Ergebnis, das ihr im Verkaufsgespräch beschrieben wurde. Das Projektteam denkt an das Angebot. Die Fachabteilung beim Kunden hat vielleicht noch gar nichts davon gehört. Der Kickoff bringt diese Bilder zusammen, bevor jemand mit der Arbeit beginnt.

Am Ende des Termins sollten alle Beteiligten dieselben Antworten auf sechs Fragen geben können: Was wollen wir erreichen? Was gehört dazu, was nicht? Wer macht was, und wer entscheidet? Bis wann passiert was? Wie stimmen wir uns ab? Was könnte schiefgehen? Das gilt für den externen Kickoff mit Kund:innen ebenso wie für den internen Projektstart im eigenen Team.

Bewährt hat sich, vor dem Termin mit der Kundin einen kurzen internen Kickoff abzuhalten. Dort klärt das Team, was intern bleiben soll – Kalkulation, Puffer, bekannte Schwachstellen – und wer im externen Termin welche Rolle übernimmt: Wer moderiert, wer stellt den Zeitplan vor, wer schreibt mit. So tritt das Team geschlossen auf und muss keine internen Fragen vor der Kundin klären.

Vorbereitung: Unterlagen, Teilnehmende, offene Fragen

Ein guter Kickoff wird zu zwei Dritteln vorbereitet. Verschicke spätestens zwei Tage vorher eine Agenda und die wichtigsten Unterlagen, damit im Termin nicht vorgelesen werden muss:

• Projektauftrag oder Angebot in der finalen Fassung
• Grober Zeitplan mit Meilensteinen als Entwurf
• Vorschlag für Rollen und Ansprechpersonen
• Liste der Fragen, die im Kickoff geklärt werden müssen
• Wer teilnimmt und warum

Bei den Teilnehmenden gilt: Wer später Entscheidungen trifft oder Ergebnisse abnimmt, muss dabei sein. Ein Kickoff ohne die Person, die am Ende die Rechnung freigibt oder das Ergebnis abnimmt, ist ein häufiger Grund für spätere Überraschungen. Bei größeren Runden lohnt sich eine kurze Vorbesprechung mit der Hauptansprechperson auf Kundenseite: Wer ist wofür zuständig, gibt es interne Empfindlichkeiten, welche Themen sollten nicht vor großer Runde besprochen werden?

Eine Agenda für 90 Minuten

Für die meisten Projekte – Website, Softwareeinführung, Beratungsmandat, Kampagne – funktioniert diese Struktur. Bei kleinen Aufträgen lässt sie sich auf 45 Minuten kürzen, indem Vorstellungsrunde und Risiken knapper ausfallen:

Bei Kickoffs vor Ort lohnen sich zehn Minuten Puffer für Ankommen und Technik; online ist nach etwa einer Stunde eine kurze Pause sinnvoll.

Eine ausführliche Fassung mit Platz für Notizen findest du in der Kickoff-Vorlage.

Fragen, die im Kickoff auf den Tisch müssen

Viele Probleme in Projekten entstehen aus Fragen, die am Anfang niemand gestellt hat, weil sie unangenehm oder selbstverständlich schienen. Diese Fragen solltest du im Kickoff ausdrücklich stellen:

• „Woran erkennen Sie am Ende, dass das Projekt erfolgreich war?“
• „Wer muss Zwischenergebnisse freigeben, und wie lange dauert das bei Ihnen intern?“
• „Gibt es Termine, die sich nicht verschieben lassen – Messen, Saisonstart, Vorstandssitzungen?“
• „Wer außer Ihnen hat Mitspracherecht, ist heute aber nicht dabei?“
• „Was ist in früheren, ähnlichen Projekten schiefgelaufen?“
• „Welche Informationen oder Zugänge brauchen wir von Ihnen, und wer besorgt sie?“
• „Wie sollen wir Änderungswünsche behandeln, die während des Projekts aufkommen?“

Die letzte Frage ist besonders wichtig. Wird im Kickoff vereinbart, dass Änderungen kurz schriftlich mit Aufwand und Auswirkung auf den Termin bestätigt werden, ist das später keine Diskussion mehr, sondern ein vereinbarter Ablauf.

Umfang klären: „Nicht im Umfang“ ist genauso wichtig

Der Satz „Das war doch klar, dass das dazugehört“ ist einer der teuersten in jedem Projekt. Schreib im Kickoff deshalb nicht nur auf, was geliefert wird, sondern auch, was ausdrücklich nicht dazugehört. Ein Beispiel für einen Website-Relaunch:

Die rechte Spalte wirkt im Kickoff manchmal kleinlich. In der Praxis schützt sie beide Seiten: Die Kundin weiß, wofür sie selbst sorgen muss, und das Projektteam muss später nicht erklären, warum etwas fehlt.

Was ins Kickoff-Protokoll gehört

Das Kickoff-Protokoll ist ausführlicher als ein normales Ergebnisprotokoll, weil es als Referenz für das ganze Projekt dient. Neben Beschlüssen und Aufgaben hält es fest:

• Projektziel in der gemeinsam abgestimmten Formulierung
• Umfang mit „im Umfang“ und „nicht im Umfang“
• Ansprechpersonen beider Seiten mit Rolle und Kontaktweg, inklusive Vertretung
• Freigabeprozess: wer freigibt und in welcher Frist
• Meilensteine mit Datum und dem, was zu jedem Meilenstein vorliegt
• Annahmen, auf denen der Plan beruht, etwa „Texte liegen bis 15. 11. vor“
• Risiken und vereinbarte Gegenmaßnahmen
• Kommunikation: Rhythmus des Jour fixe, Kanäle, Ablageort für Dokumente

Die Annahmen sind der unterschätzte Teil. Verschiebt sich der Plan, weil eine Annahme nicht eingetroffen ist, lässt sich das mit einem Blick ins Kickoff-Protokoll sachlich klären.

Weil im Kickoff viel gleichzeitig passiert, ist das Mitschreiben anspruchsvoll. Findet er als Call statt, kann noteit mitschreiben – mit Einverständnis aller Beteiligten. Du konzentrierst dich auf die Moderation und erhältst danach Zusammenfassung, Entscheidungen und To-dos, die du ins Protokoll übernimmst und um Umfang und Annahmen ergänzt.

Nach dem Kickoff: bestätigen lassen und starten

Schick das Protokoll spätestens am nächsten Arbeitstag an alle Teilnehmenden und an jene Entscheider:innen, die nicht dabei waren. Bitte ausdrücklich um Bestätigung oder Korrekturen bis zu einem Datum, etwa: „Bitte gib mir bis Donnerstag Bescheid, falls etwas nicht stimmt oder fehlt – ansonsten planen wir auf dieser Basis.“

Danach beginnt die eigentliche Arbeit: den ersten Jour fixe einplanen, die vereinbarten Zugänge und Unterlagen einfordern und die Aufgabenliste anlegen. Wie ihr den regelmäßigen Abstimmungstermin schlank haltet, steht in Jour fixe effizient gestalten.