Bedarfsanalyse im Call – die Notizen fürs Protokoll entstehen mit.
Deckungssummen, Selbstbehalt, der Wunsch nach einer günstigeren Kfz-Versicherung: noteit hält fest, was deine Kund:innen im Gespräch sagen. Das vorgeschriebene Beratungsprotokoll schreibst du weiter selbst – aber mit vollständigen Notizen.
Wo Maklergespräche Lücken hinterlassen.
Die Kundin sagt, der Selbstbehalt sei ihr egal, solange die Prämie sinkt. Im Protokoll steht später nur „Kfz-Versicherung besprochen“.
Beim Jahresgespräch erwähnt der Tischler, dass er jetzt auch auf Baustellen im Ausland montiert. Ob das gedeckt ist, prüft niemand – weil es keiner notiert hat.
Ist ein Schaden nicht gedeckt, kommt die Frage: „Haben Sie mir das damals nicht erklärt?“ Dann zählt, was wirklich besprochen wurde.
Was der Kunde will – in seinen Worten.
Nach dem Call liefert noteit eine Zusammenfassung: Bedarf und Wünsche, besprochene Risiken, Entscheidungen, offene Fragen und To-dos – etwa welche Unterlagen der Kunde nachreicht oder welche Angebote du einholst.
Das gesetzlich vorgeschriebene Beratungsprotokoll ersetzt das nicht. Es hilft dir aber, nichts zu vergessen, was hineingehört – und im Transkript kannst du jede Aussage nachlesen.
- Seit dem Frühjahr Montagen auch auf Baustellen im Ausland – ob die Betriebshaftpflicht das abdeckt, ist zu prüfen
- Neue CNC-Maschine um 85.000 € angeschafft, noch nicht in der Betriebsinhaltsversicherung
- Kunde wünscht höheren Selbstbehalt, wenn dafür die Prämie sinkt
- Angebote für eine erweiterte Betriebshaftpflicht von drei Versicherern einholen
- Rechnung der CNC-Maschine und Umsatz mit Auslandsmontagen schicken – Herr Reiter, bis 21. 10.
- Vergleichsangebote einholen und Beratungsprotokoll vorbereiten – Maklerbüro, bis 6. 11.
Vor dem Jahresgespräch: „Brief mich zur Tischlerei Reiter.“
Claude fasst zusammen, was in allen bisherigen Gesprächen mit einem Kunden besprochen wurde: geäußerte Wünsche, abgelehnte Angebote, angekündigte Änderungen wie Hausbau, neue Maschinen oder Nachwuchs. So gehst du vorbereitet ins Gespräch.
Persönliche Gespräche bleiben persönlich.
Wenn es um Gesundheit, Einkommen oder Familie geht, soll kein fremder Teilnehmer im Call sitzen. noteit nimmt auf deinem Rechner auf, ohne dem Meeting beizutreten. Sag zu Beginn, dass du mitschreiben lässt, und frag, ob das für dein Gegenüber passt.
Gesundheits- und Finanzdaten verdienen Vorsicht.
In Maklergesprächen geht es um Einkommen, Vorerkrankungen oder Schadenfälle. Nimm nur auf, wenn dein Gegenüber einverstanden ist, und überleg bei Gesundheitsfragen, ob eine Mitschrift überhaupt nötig ist.
Das Audio wird verschlüsselt übertragen, im EU-Rechenzentrum transkribiert und danach sofort gelöscht. Transkript und Zusammenfassung liegen in Frankfurt. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag bekommst du auf Anfrage. Deine gesetzlichen Dokumentationspflichten bleiben davon unberührt – die erfüllst du wie bisher selbst.
So schützen wir deine GesprächeKlein anfangen, mitwachsen.
Starter ist für immer gratis. Pro und Team testest du 7 Tage kostenlos – monatlich kündbar.
Ersetzt noteit das Beratungsprotokoll?
Nein. Das vorgeschriebene Beratungsprotokoll erstellst du weiterhin selbst, etwa in deinem Maklerprogramm. noteit liefert dir die vollständigen Notizen aus dem Gespräch als Grundlage dafür.
Kann ich die Notiz in meine Maklersoftware übernehmen?
Eine direkte Anbindung gibt es nicht. Du kopierst die Zusammenfassung mit einem Klick und fügst sie beim Kunden oder Vertrag ein.
Funktioniert das bei Telefonaten mit Kund:innen?
Ja, wenn du über eine Desktop-App telefonierst, etwa Teams, ein Softphone oder WhatsApp Desktop. Normale Handy-Telefonate nimmt noteit nicht auf.
Erkennt noteit Begriffe wie „Unterversicherung“ oder „Deckungssumme“?
Gängige Versicherungsbegriffe kommen in der Regel gut durch. Namen von Tarifen, Versicherern und Kund:innen trägst du in Pro ins Wörterbuch ein – dann stimmt auch Polizze bzw. Police.
Darf ich Kundengespräche überhaupt aufnehmen?
Nur, wenn alle Beteiligten Bescheid wissen und einverstanden sind. Passende Formulierungen findest du im Ratgeber Einverständnis zur Aufnahme.
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