Viele Objekte, viele Eigentümer – keine vergessene Zusage.
Feuchtigkeit im Keller der Lindenstraße, drei Angebote für die Fassade, eine Eigentümerin mit Fragen zur Abrechnung. noteit schreibt deine Online-Besprechungen mit und legt sie beim richtigen Objekt ab.
Was in der Verwaltung zwischen zwei Anrufen untergeht.
Ein Eigentümer beruft sich auf eine Zusage aus einem Gespräch vor zwei Monaten. Ob du einen Termin mit dem Installateur zugesagt hast oder nur geprüft werden sollte, steht nirgends.
Beirat, einzelne Eigentümer:innen, Hausbetreuung, drei Firmen: Zum selben Wasserschaden gibt es Informationen aus vielen Calls, aber keinen Überblick.
Im Urlaub oder Krankenstand übernimmt eine Kollegin die Objekte – und muss bei jedem Anrufer erst fragen, was bisher passiert ist.
Die Notiz zum Objekt, bevor das Telefon wieder läutet.
Nach dem Call liegt eine Zusammenfassung bereit: worum es ging, was entschieden wurde, wer bis wann etwas erledigt. Das Meeting landet automatisch beim richtigen Objekt – bei dir heißt der Kunden-Ordner eben „Lindenstraße 14“.
Für Rückfragen bleibt das vollständige Transkript mit Zeitstempeln. Wer was zugesagt hat, lässt sich so nachlesen statt nacherzählen.
- Drei Angebote liegen vor, das günstigste bei rund 186.000 €
- Die Rücklage deckt etwa die Hälfte, der Rest über Erhöhung der Rücklage oder Sonderumlage
- Eigentümer Top 7 meldet erneut Feuchtigkeit im Kellerabteil
- Sanierung kommt auf die Tagesordnung der Versammlung im Frühjahr
- Angebote 2 und 3 werden nachverhandelt
- Bauphysiker für Befund im Keller beauftragen – Verwaltung, bis 15. 11.
- Finanzierungsvarianten für die Versammlung aufbereiten – Frau Moser, bis Ende Jänner/Januar
- Fotos der Feuchtigkeitsschäden schicken – Herr Aigner (Top 7), bis Freitag
„Was ist bei der Fassade Lindenstraße offen?“
Mit der Anbindung an Claude fragst du nach der Historie eines Objekts über alle Gespräche hinweg: Angebote, Beschwerden, Zusagen an Eigentümer:innen. Ideal vor der Versammlung oder bei einer Übergabe.
Im Team-Paket gelten die Akten fürs ganze Team – die Vertretung fragt Claude statt der Kollegin im Urlaub.
Eigentümer:innen sehen nur dich.
noteit tritt dem Call nicht bei und nimmt auf deinem Rechner auf. Bei Zoom, Teams oder WhatsApp am Rechner startet die Aufnahme in Pro automatisch, Browser-Calls startest du per Knopf.
Nach der Transkription wird das Audio sofort gelöscht. Ein kurzer Hinweis zu Beginn gehört dazu: „Ich lasse mitschreiben, damit nichts verloren geht – passt das?“
Daten von Eigentümer:innen und Mieter:innen gut aufgehoben.
In Verwaltungsgesprächen fallen Namen, Wohnungsnummern, Zahlungsrückstände und manchmal private Umstände. Für die Transkription geht das Audio verschlüsselt in die EU und wird unmittelbar danach gelöscht; Transkripte und Zusammenfassungen liegen in Frankfurt.
Für deine Verwaltung gibt es auf Anfrage einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Nimm nur auf, wenn dein Gegenüber Bescheid weiß und einverstanden ist.
So schützen wir deine GesprächeKlein anfangen, mitwachsen.
Starter ist für immer gratis. Pro und Team testest du 7 Tage kostenlos – monatlich kündbar.
Kann noteit Anrufe am Handy oder Festnetz aufnehmen?
Nein. Aufgenommen werden Calls am Rechner – also auch Telefonate über ein Softphone, Teams-Telefonie oder WhatsApp Desktop. Normale Handy-Telefonate nicht.
Ersetzt das die Niederschrift der Eigentümerversammlung?
Nein. Für das Protokoll einer Versammlung gelten eigene Anforderungen, die bei der Verwaltung bleiben. Bei einer Online-Versammlung kann die Zusammenfassung aber als Grundlage dienen – vorausgesetzt, alle sind mit der Aufnahme einverstanden.
Wie ordne ich Meetings den richtigen Objekten zu?
Die KI erkennt den Kunden aus dem Gespräch und legt das Meeting im passenden Ordner ab. Du kannst die Zuordnung jederzeit ändern und Ordner für alle Meetings auf einmal umbenennen.
Werden Straßennamen und Namen von Eigentümer:innen richtig geschrieben?
Häufig vorkommende Namen trägst du in Pro einmal ins Wörterbuch ein, dann stimmen sie in jedem Transkript.
Was kostet noteit für eine Verwaltung mit mehreren Mitarbeitenden?
Das Team-Paket kostet 24 € pro Person und Monat, bei jährlicher Zahlung 19 €, mit 60 Stunden pro Person als gemeinsames Kontingent.
Dein nächster Call
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