HR-Gespräche dokumentieren – offen angekündigt, mit Einverständnis.
Im Stellenbriefing nennt die Fachabteilung ihre Muss-Kriterien, im Interview zählt der Eindruck. noteit übernimmt die Notizen bei Online-Gesprächen – wenn alle Beteiligten zustimmen und dein Betrieb den Einsatz geklärt hat.
Wo in der Personalarbeit Notizen fehlen – oder stören.
Der Logistikleiter erklärt in zehn Minuten, wen er sucht. Was davon Pflicht ist und was nur nett wäre, steht danach in drei Stichworten – und die Stellenanzeige trifft es nicht.
Wer im Bewerbungsgespräch mittippt, schaut auf die Tastatur statt aufs Gegenüber. Und vergleicht später Notizen, die je nach Tagesform unterschiedlich ausführlich sind.
Weiterbildung zugesagt, Teilzeit ab Herbst besprochen, Rückkehr aus der Karenz/Elternzeit geplant – wenn das niemand festhält, wird es im Jahresgespräch zum Missverständnis.
Anforderungen und Vereinbarungen, klar notiert.
Nach dem Gespräch liegt eine Zusammenfassung bereit: was besprochen wurde, was vereinbart ist und wer bis wann etwas erledigt. Beim Stellenbriefing etwa Muss-Kriterien, Gehaltsrahmen und nächste Schritte für die Ausschreibung.
Die Zusammenfassung hält fest, was gesagt wurde – sie bewertet keine Menschen. Lies sie gegen, bevor sie in eine Akte wandert; KI kann Fehler machen.
- Teamleitung für 14 Mitarbeitende im Zweischichtbetrieb, Start möglichst ab März
- Muss: Führungserfahrung und Staplerschein; wünschenswert: Erfahrung mit dem Warenwirtschaftssystem
- Gehaltsrahmen laut Kollektivvertrag/Tarif plus Schichtzulage, Überzahlung nach Erfahrung möglich
- Ausschreibung intern und extern parallel
- Zwei Gesprächsrunden, die zweite mit Rundgang im Lager
- Entwurf der Stellenanzeige – Sabine (HR), bis Mittwoch
- Fragen für das Fachinterview zusammenstellen – Herr Kainz, bis Freitag
- Ausschreibung mit dem Betriebsrat abstimmen – HR, bis nächste Woche
„Was war Herrn Kainz bei der Teamleitung wichtig?“
Mit der Anbindung an Claude fragst du nach allem, was zu einer Stelle oder einem Vorhaben besprochen wurde – vom Briefing über Abstimmungen mit der Geschäftsführung bis zur Entscheidung.
Ordner legst du so an, wie es für dich passt: pro Stelle, pro Bereich oder pro Projekt wie der Einführung eines neuen Schichtmodells.
Kein Bot heißt nicht heimlich.
noteit tritt dem Meeting nicht bei, sondern nimmt auf deinem Rechner auf. Für dein Gegenüber ist deshalb nichts zu sehen – umso wichtiger ist dein klarer Hinweis zu Beginn und die Frage, ob aufgenommen werden darf.
Nach der Transkription wird das Audio sofort gelöscht. Wer Nein sagt, bekommt ein ganz normales Gespräch mit Notizblock.
Freiwillig, transparent, mit Betriebsrat.
Bewerbungs- und Mitarbeitergespräche nimmst du nur auf, wenn die Person ausdrücklich zustimmt – und ein Nein darf keinerlei Nachteile haben. Der Einsatz solcher Tools im Betrieb kann mitbestimmungspflichtig sein, in Österreich etwa nach § 96 und § 96a ArbVG, in Deutschland nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Bezieh Betriebsrat und Datenschutzverantwortliche deshalb vorher ein. Das ist keine Rechtsberatung.
noteit ist nicht zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle gedacht. Technisch: Audio verschlüsselt übertragen, in der EU transkribiert und sofort gelöscht, Transkripte in Frankfurt. Im Team-Paket bleiben Gespräche mit „Nur für dich“ privat; einen Auftragsverarbeitungsvertrag gibt es auf Anfrage.
So schützen wir deine GesprächeKlein anfangen, mitwachsen.
Starter ist für immer gratis. Pro und Team testest du 7 Tage kostenlos – monatlich kündbar.
Darf ich Bewerbungsgespräche aufnehmen?
Nur mit ausdrücklichem, freiwilligem Einverständnis der Bewerberin oder des Bewerbers – frag vorab, nicht erst im Call, und biete ein Gespräch ohne Aufnahme gleichwertig an. Das ist keine Rechtsberatung.
Muss der Betriebsrat zustimmen?
Das kann der Fall sein: In Österreich können § 96 und § 96a ArbVG greifen, in Deutschland § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Kläre das vor dem Einsatz – mehr im Ratgeber KI-Tools und Betriebsrat.
Kann meine Führungskraft meine HR-Gespräche einsehen?
Nur, was du teilst. Im Team-Paket schaltest du einzelne Meetings auf „Nur für dich“, dann sieht sie niemand außer dir.
Eignet sich noteit für Mitarbeitergespräche?
Wenn beide Seiten einverstanden sind, ja – als Grundlage für das Protokoll, das ihr gemeinsam abstimmt. Mehr dazu im Ratgeber Mitarbeitergespräch dokumentieren.
Bewertet noteit Bewerber:innen oder Mitarbeitende?
Nein. noteit fasst zusammen, was gesagt wurde, und erstellt To-dos. Eine Bewertung von Personen ist nicht vorgesehen und sollte bei Menschen bleiben.
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