Objektbesprechung vorbei – Mängel, Fristen und Zuständige stehen fest.
Der Aufzug steht schon wieder, die Reinigung im 3. Stock passt nicht, und die Prüfung der Brandmeldeanlage ist im Dezember fällig. noteit protokolliert Objektbesprechungen mit Eigentümern, Mietern und Dienstleistern – sauber getrennt nach Gebäude.
Wo im Gebäudebetrieb Dinge liegen bleiben.
Im Monatsgespräch mit dem Hauptmieter fallen fünf Beschwerden. Wer welche an welchen Dienstleister weitergibt, bleibt offen – bis sich der Mieter beim Eigentümer beschwert.
Die Reinigungsfirma verweist aufs Leistungsverzeichnis, der Mieter auf die Zusage aus dem letzten Termin. Was wirklich vereinbart war, weiß niemand mehr genau.
Aufzug, Brandmeldeanlage, Rückstausicherung: Im Termin wird eine Prüfung verschoben, im CAFM-System steht noch der alte Termin.
Pro Objekt eine Liste, die Technik und Dienstleister abarbeiten können.
Nach der Besprechung hast du gemeldete Mängel, Entscheidungen, offene Fragen und To-dos mit Verantwortlichen und Fristen beisammen. Die überträgst du per Kopieren ins CAFM- oder Ticketsystem oder schickst sie an Dienstleister und Eigentümer – eine direkte Anbindung gibt es nicht.
Gebäudebezeichnungen, Namen von Dienstleistern und Anlagenkürzel trägst du in Pro einmal ins Wörterbuch ein.
- Aufzug 2 war im Oktober dreimal außer Betrieb, die Wartungsfirma tauscht die Türsteuerung
- Reinigung der Teeküchen im 3. OG nur zweimal pro Woche statt täglich laut Leistungsverzeichnis
- Hauptmieter plant ab Februar einen Umbau im 2. OG, Brandabschnitte sind betroffen
- Reinigungsfirma wird schriftlich zur Nachbesserung aufgefordert
- Umbaupläne gehen vor der Freigabe an den Brandschutzbeauftragten
- Termin für den Tausch der Türsteuerung bestätigen lassen – Objektleitung (Frau Brandl), bis Freitag
- Mängelanzeige an die Reinigungsfirma schicken – Frau Brandl, bis morgen
- Umbaupläne 2. OG übermitteln – Hauptmieter (Herr Koller), bis 15. 11.
„Was wurde zum Aufzug im Bürohaus Nord besprochen?“
Leg pro Liegenschaft einen Ordner an. Mit der Anbindung an Claude fragst du über alle Besprechungen hinweg, welche Mängel wiederkehren, was Dienstleister zugesagt und welche Entscheidungen Eigentümer getroffen haben.
Im Team-Paket gilt die Objekt-Akte für alle Objektleiter:innen – auch für die Vertretung, wenn jemand ausfällt.
Eigentümer und Mieter sprechen mit dir, nicht mit einem Bot.
noteit tritt dem Call nicht bei, sondern nimmt auf deinem Rechner auf – in Pro startet die Aufnahme bei Teams, Zoom oder Webex automatisch. Bei Begehungen im Objekt nimmst du im Browser über „Gespräch vor Ort“ auf, nur mit Mikrofon.
Der Ton wird nach der Transkription gelöscht. Wer an der Besprechung teilnimmt, erfährt zu Beginn, dass mitgeschrieben wird.
Schließpläne und Mieterkonflikte sind kein Gesprächsstoff für Fremde.
In Objektbesprechungen geht es um Zutrittssysteme, Schließpläne und Streit zwischen Mietparteien. noteit überträgt den Ton verschlüsselt, lässt ihn im EU-Rechenzentrum transkribieren und löscht ihn danach. Transkripte und Zusammenfassungen liegen in Frankfurt.
Zutrittscodes und Details zu Sicherheitsanlagen gehören nicht in die Aufnahme. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag gibt es auf Anfrage; aufgenommen wird nur mit Einverständnis aller.
So schützen wir deine GesprächeKlein anfangen, mitwachsen.
Starter ist für immer gratis. Pro und Team testest du 7 Tage kostenlos – monatlich kündbar.
Gibt es eine Anbindung an unser CAFM-System?
Nein. Du kopierst die Zusammenfassung und legst Mängel und Aufgaben im CAFM- oder Ticketsystem an. Im Browser lässt sie sich auch als PDF herunterladen.
Kann ich Begehungen im Objekt aufnehmen?
Ja, im Browser über „Gespräch vor Ort“ – nur Mikrofon, ohne Installation, auch am Handy. In lauten Technikräumen wird das Transkript ungenauer.
Wie trennen wir Meetings nach Liegenschaften?
Jede Liegenschaft bekommt einen Kunden-Ordner. Den Kunden erkennt die KI selbst aus dem Gespräch; liegt sie daneben, ordnest du das Meeting im Browser neu zu. Umbenennen gilt für alle Meetings darin.
Was kostet das für ein FM-Team?
Im Team-Paket 24 € pro Person und Monat, bei jährlicher Zahlung 19 €, mit 60 Stunden pro Person als gemeinsames Kontingent und Objekt-Akten fürs ganze Team.
Dein nächster Call
schreibt sich selbst mit.
7 Tage alles aus Pro gratis – ohne Kreditkarte.
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