Jeder Eintritt, jede Sonderregel – sauber festgehalten.
Neue Mitarbeiterin ab dem Ersten, Prämie im Dezember, Firmenauto für die Bauleitung: Im Call mit dem Kunden kommt viel zusammen. noteit schreibt mit und macht daraus eine Liste, die du vor dem Lohnlauf abhakst.
Warum vor dem Lohnlauf so oft nachgefragt wird.
Der Geschäftsführer erwähnt im Call, dass zwei Leute ab nächstem Monat Stunden reduzieren. Beim Lohnlauf weiß keiner mehr, ab welchem Tag genau.
Ob eine Zulage aus dem Kollektivvertrag (in Deutschland: Tarifvertrag) kommt oder freiwillig gezahlt wird, macht einen Unterschied. Was der Kunde dazu gesagt hat, ist später nicht mehr greifbar.
Gegen Monatsende kommen Stundenlisten, Krankmeldungen und Sonderwünsche gleichzeitig. Was im Call vor drei Wochen zugesagt wurde, suchst du dann im Postfach.
Was sich ändert, steht als Liste da.
Nach dem Gespräch fasst noteit zusammen, welche Änderungen der Kunde gemeldet hat – Eintritte, Austritte, Stundenänderungen, Prämien – und wer welche Unterlagen bis wann schickt.
Auch Entscheidungen stehen drin, etwa ob eine Sonderzahlung noch in diesem Jahr abgerechnet wird. Im Transkript liest du jeden Punkt mit Zeitstempel nach.
- Zwei Eintritte zum 1. 11.: ein Polier und ein Lehrling im ersten Lehrjahr
- Herr Wimmer reduziert ab 1. 12. auf 30 Wochenstunden
- Firmenauto für die neue Bauleiterin – Sachbezug ab Übergabe des Wagens
- Freiwillige Weihnachtsprämie von 300 € für alle Arbeiter:innen wird mit dem Dezemberlohn abgerechnet
- Dienstverträge und Meldedaten der beiden Neuen schicken – Frau Brandstätter, bis 27. 10.
- Anmeldung zur Sozialversicherung vor Arbeitsantritt erledigen – Lohnbüro, bis 30. 10.
- Listenpreis und Übergabedatum des Firmenautos nennen – Frau Brandstätter, bis 5. 11.
Vor dem Lohnlauf: „Was gilt bei Brandstätter Bau?“
Verbunden mit Claude fragst du nach allem, was ein Kunde über Monate gemeldet hat: vereinbarte Pauschalen, angekündigte Eintritte, Sonderregeln für einzelne Mitarbeiter:innen. Claude antwortet aus deinen Meetings – du prüfst gegen die Unterlagen.
Vertrauliche Gespräche bleiben unter euch.
Wenn es um Gehälter oder Kündigungen geht, will niemand einen fremden Teilnehmer im Call. noteit tritt keinem Meeting bei, sondern nimmt auf deinem Rechner auf. In Pro startet die Aufnahme bei Teams, Zoom oder Webex automatisch – vorher kurz Bescheid geben, dass du mitschreiben lässt.
Lohndaten gehören nicht in fremde Hände.
In Lohngesprächen geht es um Gehälter, Krankenstände und manchmal um Kündigungen – also um sehr persönliche Daten. noteit überträgt das Audio verschlüsselt, lässt es in einem EU-Rechenzentrum transkribieren und löscht es danach sofort. Transkript und Zusammenfassung liegen in Frankfurt.
Einen Auftragsverarbeitungsvertrag bekommst du auf Anfrage. Ob du Gespräche über Gesundheit oder Kündigungen überhaupt aufnimmst, entscheidest du – manchmal ist eine knappe eigene Notiz die bessere Wahl.
So schützen wir deine GesprächeKlein anfangen, mitwachsen.
Starter ist für immer gratis. Pro und Team testest du 7 Tage kostenlos – monatlich kündbar.
Soll ich Gespräche über Kündigungen oder Krankenstände aufnehmen?
Technisch geht das, aber überleg es dir gut: Alle Beteiligten müssen Bescheid wissen und einverstanden sein. Bei sehr persönlichen Themen beendest du die Aufnahme besser und notierst selbst.
Versteht noteit Begriffe wie „Sachbezug“ oder „Sonderzahlung“?
Gängige Begriffe aus der Lohnverrechnung kommen in der Regel gut durch. Namen von Mitarbeiter:innen und Kostenstellen trägst du in Pro einmal ins Wörterbuch ein.
Gibt es eine Anbindung an meine Lohnsoftware?
Nein. Du kopierst die Zusammenfassung und erfasst die Änderungen wie gewohnt – die Liste aus dem Call dient dir dabei als Checkliste.
Wir sind zu dritt im Lohnbüro – wie teilen wir die Notizen?
Mit dem Team-Paket teilt ihr Meetings, die Kunden-Akten gelten fürs ganze Team. Meetings anderer sind nur lesbar, private Gespräche bleiben per Schalter „Nur für dich“ bei dir. Mehr unter Team.
Funktioniert das, wenn Kunden einfach anrufen?
Ja, wenn du über eine Desktop-App telefonierst, etwa Teams-Telefonie oder ein Softphone am Rechner. Anrufe am Handy kann noteit nicht aufnehmen.
Dein nächster Call
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