Interview transkribieren: Regeln, Ablauf und die passenden Tools

Wofür transkribierst du? Das bestimmt die Regeln

Ein Interview für eine wissenschaftliche Arbeit braucht ein anderes Transkript als ein Gespräch für einen Zeitungsartikel oder ein Bewerbungsinterview. Bevor du die erste Zeile schreibst, kläre deshalb den Zweck:

Wörtlich, einfach oder geglättet?

Die wichtigste Entscheidung ist der Grad der Genauigkeit. Grob lassen sich drei Stufen unterscheiden:

• Wörtlich (lautsprachlich): Alles wird festgehalten – „äh“, Wiederholungen, Abbrüche, Dialekt, Betonungen. Aufwendig, aber nötig, wenn es auf die Art des Sprechens ankommt, etwa in der Gesprächsforschung.
• Einfach (sprachlich geglättet): Dialekt wird ins Hochdeutsche übertragen, Füllwörter fallen weg, Satzbau und Wortwahl bleiben aber erhalten. In der qualitativen Sozialforschung im deutschsprachigen Raum weit verbreitet sind dafür etwa die Regeln der einfachen Transkription nach Dresing und Pehl.
• Geglättet bzw. zusammenfassend: Aussagen werden in gut lesbare Sätze gebracht. Ideal für Kunden- und Experteninterviews, bei denen der Inhalt zählt, nicht die Formulierung.

Wichtig ist weniger, welches Regelwerk du nimmst, als dass du es durchgehend anwendest und in deiner Arbeit oder deinem Projekt dokumentierst.

Die gängigen Transkriptionsregeln

Egal ob wörtlich oder einfach: Ein paar Konventionen machen ein Transkript lesbar und auswertbar. Diese haben sich bewährt:

Für Forschungsarbeiten lohnt es sich, kurz in die Vorgaben deines Instituts oder deiner Betreuung zu schauen – oft ist ein bestimmtes Regelwerk erwünscht.

Beispiel: derselbe Ausschnitt in zwei Varianten

Wie groß der Unterschied zwischen den Stufen ist, zeigt ein kurzer Ausschnitt aus einem erfundenen Interview mit einer Unternehmerin aus dem Mühlviertel.

Wörtlich: „B: Also, äh, wir ham des (2) wir haben das eigentlich erst neunzehn, nein, zwanzig angefangen, so richtig. (lacht) Vorher war das eher so nebenbei.“

Einfach geglättet: „B: Also, wir haben das eigentlich erst 2020 so richtig angefangen. (lacht) Vorher war das eher nebenbei.“

Die geglättete Fassung ist deutlich besser lesbar und reicht für die meisten inhaltlichen Auswertungen. Die wörtliche Fassung zeigt dagegen Zögern und Selbstkorrektur – für eine Gesprächsanalyse kann genau das wichtig sein. Entscheide bewusst, was du brauchst, bevor du stundenlang Füllwörter abtippst.

Der schnellste Ablauf: automatisch vortranskribieren, dann korrigieren

Ein Interview komplett abzutippen, dauert erfahrungsgemäß ein Vielfaches der Gesprächsdauer. Mit automatischer Spracherkennung verschiebt sich die Arbeit vom Tippen zum Korrigieren. So gehst du vor:

1. Gut aufnehmen: externes Mikrofon oder Headset, ruhiger Raum, bei Online-Interviews stabile Verbindung.
2. Automatisch transkribieren lassen – mit Sprechertrennung und Zeitstempeln.
3. Korrekturdurchgang mit Audio: Text mitlesen, Audio in leicht erhöhter Geschwindigkeit abspielen, Fehler direkt ausbessern.
4. Regeln anwenden: Sprecherkürzel, Pausen, unverständliche Stellen nach deinem Regelwerk vereinheitlichen.
5. Anonymisieren: Namen, Orte, Firmen und andere identifizierende Details ersetzen.
6. Zweitkontrolle stichprobenartig – besonders bei Zitaten, die du veröffentlichen willst.

Einwilligung und Datenschutz bei Interviews

Wer ein Interview aufnimmt, braucht das Einverständnis der interviewten Person. In Deutschland ist das unbefugte Aufnehmen des nichtöffentlich gesprochenen Wortes nach § 201 StGB strafbar; in Österreich ist zumindest die Weitergabe einer Aufnahme ohne Einverständnis nach § 120 StGB strafbar. Kündige die Aufnahme deshalb vorher an und lass sie zu Beginn der Aufnahme noch einmal bestätigen.

Datenschutzrechtlich gilt: In der Forschung ist eine schriftliche, informierte Einwilligung Standard. Sie erklärt Zweck, Speicherung, Anonymisierung und das Recht, die Einwilligung zu widerrufen. Geht es um Gesundheit, politische Meinungen oder andere besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO, sind die Anforderungen strenger. Für journalistische Zwecke gibt es Sonderregeln (Art. 85 DSGVO), die in Deutschland und Österreich unterschiedlich ausgestaltet sind.

Nutzt du einen Online-Dienst zur Transkription, achte auf Serverstandort, einen Auftragsverarbeitungsvertrag und darauf, dass deine Aufnahmen nicht zum Training von KI-Modellen verwendet werden. Mehr dazu in KI-Transkription und DSGVO.

Anonymisieren und sicher ablegen

Ein Transkript ist oft sensibler, als es aussieht. Auch ohne Namen lässt sich eine Person über ihren Arbeitgeber, ihren Wohnort oder eine besondere Lebensgeschichte erkennen. Ersetze solche Details durch neutrale Platzhalter und führe, falls nötig, eine getrennt gespeicherte Schlüsselliste.

Lege Audio und Transkript getrennt und zugriffsgeschützt ab. Lösche die Aufnahme, sobald das Transkript fertig und geprüft ist – es sei denn, Prüfungsordnung, Forschungsprojekt oder Redaktion verlangen etwas anderes. Bei Forschungsprojekten regelt das oft ein Datenmanagementplan.

Online-Interviews direkt mitschreiben lassen

Viele Interviews finden heute per Teams, Zoom oder Telefon-App statt. Dann musst du gar keine Datei mehr hochladen: Ein Tool, das den Call direkt am Rechner mitschreibt, liefert das Rohtranskript unmittelbar nach dem Gespräch. Besonders praktisch bei Einzelinterviews ist es, wenn deine Stimme und die der interviewten Person auf getrennten Spuren aufgenommen werden – dann stimmt die Zuordnung von I und B von Anfang an.

Für wörtliche Forschungstranskripte bleibt der Korrekturdurchgang nötig. Für Experten-, Kunden- oder Recherche-Interviews reicht dagegen oft schon die automatische Zusammenfassung mit den wichtigsten Aussagen, ergänzt um ein paar wörtliche Zitate.

Bei Interviews vor Ort brauchst du dagegen ein Aufnahmegerät oder dein Smartphone mit einem guten Ansteckmikrofon. Leg das Gerät nah an die sprechenden Personen, mach vorab eine kurze Testaufnahme und nimm im Zweifel parallel ein zweites Gerät mit. Eine verlorene Aufnahme lässt sich nicht wiederholen – ein gutes Interview schon gar nicht.