AVV bei KI-Tools: Was der Auftragsverarbeitungsvertrag regeln muss

Was ein AVV ist und wozu er dient

Die DSGVO unterscheidet zwischen dem Verantwortlichen, der über Zweck und Mittel einer Datenverarbeitung entscheidet, und dem Auftragsverarbeiter, der die Daten nur für ihn verarbeitet. Nimmst du mit einem KI-Tool einen Kundencall auf, bist du verantwortlich – du entscheidest, welches Gespräch aufgenommen wird und wofür. Der Tool-Anbieter verarbeitet die Daten für dich.

Damit diese Arbeitsteilung den Datenschutz nicht aushöhlt, verlangt Art. 28 DSGVO einen Vertrag, der den Dienstleister an deine Weisungen bindet und ihm Pflichten auferlegt. In Deutschland heißt er meist Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), in Österreich oft Auftragsverarbeitervereinbarung, international Data Processing Agreement (DPA). Gemeint ist dasselbe. Der Vertrag muss nach Art. 28 Abs. 9 schriftlich abgeschlossen werden, wobei ein elektronisches Format reicht – ein Klick-Akzept im Kundenkonto oder ein unterschriebenes PDF sind übliche Wege.

Was ein AVV nicht ist: ein Gütesiegel. Er verpflichtet den Anbieter vertraglich, sagt aber nichts darüber, ob das Tool gut abgesichert ist oder ob Daten außerhalb der EU landen. Deshalb lohnt es sich, nicht nur zu prüfen, ob es einen AVV gibt, sondern auch, was drinsteht.

Wann du bei KI-Tools einen AVV brauchst

Die Faustregel: Wenn personenbezogene Daten deiner Kunden, Mitarbeitenden oder Gesprächspartner beim Anbieter landen und er sie für dich verarbeitet, brauchst du einen AVV. Bei KI-Tools ist das fast immer der Fall.

Auch für Einzelunternehmer, Freelancer und kleine Kanzleien gilt das. Die DSGVO kennt keine Bagatellgrenze für die Auftragsverarbeitung.

Ein typischer Fall: Eine kleine Kanzlei testet einen Meeting-Assistenten mit dem kostenlosen Privatkonto einer Mitarbeiterin. Schon beim ersten Mandantengespräch landen personenbezogene Daten beim Anbieter – ohne Vertrag, ohne geprüfte Unterauftragnehmer. Besser ist, den AVV vor dem ersten echten Gespräch abzuschließen und für Tests erfundene Inhalte zu verwenden.

Was im AVV stehen muss

Art. 28 Abs. 3 DSGVO zählt auf, was der Vertrag mindestens regeln muss. Neben Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung, Art der Daten und Kategorien betroffener Personen sind das vor allem diese Pflichten des Anbieters:

1. Daten nur auf deine dokumentierte Weisung verarbeiten – auch bei Übermittlungen in Drittländer.
2. Mitarbeitende zur Vertraulichkeit verpflichten.
3. Angemessene technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 treffen, etwa Verschlüsselung und Zugriffskontrollen.
4. Unterauftragsverarbeiter nur mit deiner Genehmigung einsetzen und ihnen dieselben Pflichten auferlegen.
5. Dich bei Betroffenenrechten unterstützen – also bei Auskunfts- oder Löschanfragen.
6. Dich bei Sicherheit, Meldung von Datenpannen und Folgenabschätzungen unterstützen.
7. Daten nach Ende des Auftrags löschen oder zurückgeben.
8. Dir alle Informationen zum Nachweis zur Verfügung stellen und Überprüfungen ermöglichen.

Die EU-Kommission hat dafür Standardvertragsklauseln veröffentlicht (Durchführungsbeschluss 2021/915). Viele Anbieter verwenden aber eigene Muster, die die Anforderungen ebenfalls abdecken können.

Die KI-typischen Fallstricke

Bei klassischer Software ist ein AVV oft Routine. Bei KI-Tools lohnt ein genauerer Blick, weil hier mehrere Dienste ineinandergreifen und Daten potenziell wertvoll für das Training von Modellen sind.

• Training mit deinen Daten: Verwendet der Anbieter oder ein Dienstleister Inhalte, um KI-Modelle zu verbessern, verarbeitet er sie für eigene Zwecke. Insoweit ist er dann kein reiner Auftragsverarbeiter mehr. Achte auf einen klaren Ausschluss im AVV oder in den Bedingungen.
• Kette von Unterauftragnehmern: Ein Meeting-Assistent nutzt typischerweise einen Hosting-Anbieter, einen Speech-to-Text-Dienst und ein Sprachmodell. Alle sollten in der Liste der Unterauftragsverarbeiter mit Standort stehen.
• Drittland: Läuft ein Teil der Verarbeitung außerhalb der EU, braucht es eine Grundlage nach Art. 44 ff. – etwa den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln für Drittlandübermittlungen.
• Änderungen: KI-Anbieter wechseln Modelle und Dienstleister schneller als andere. Der AVV sollte regeln, dass du über neue Unterauftragnehmer vorab informiert wirst und widersprechen kannst.
• Löschfristen: Wie lange bleiben Audio, Transkripte und Protokolle der Anfragen gespeichert? Das sollte konkret und nicht nur „so lange wie nötig“ beschrieben sein.

So prüfst du einen AVV in 15 Minuten

Du musst keine Juristin sein, um einen AVV grob zu prüfen. Geh ihn mit diesen Fragen durch und notiere dir die Antworten – das ist gleichzeitig deine Dokumentation:

1. Bin ich als Verantwortlicher und der Anbieter als Auftragsverarbeiter benannt?
2. Sind Datenarten (Audio, Transkripte, Kontaktdaten) und Zwecke beschrieben?
3. Gibt es eine aktuelle Liste der Unterauftragnehmer mit Sitz und Verarbeitungsort?
4. Ist geregelt, wie ich über neue Unterauftragnehmer informiert werde?
5. Ist ausgeschlossen, dass meine Inhalte für Training genutzt werden?
6. Sind die technischen und organisatorischen Maßnahmen beschrieben oder verlinkt?
7. Was passiert mit den Daten nach Kündigung?

Bleiben Fragen offen, schreib dem Anbieter. Wie er antwortet – schnell, konkret oder ausweichend – sagt oft mehr als jeder Vertragstext.

Neben dem AVV: was du selbst erledigen musst

Ein AVV regelt das Verhältnis zum Anbieter, nicht dein Verhältnis zu den Gesprächspartnern. Du brauchst zusätzlich eine Rechtsgrundlage, musst die Beteiligten informieren und den Dienst in dein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten aufnehmen. Die Datenschutzinformation auf deiner Website sollte den Einsatz von Gesprächsaufzeichnung und Transkription samt Dienstleistern erwähnen.

Und unabhängig vom Datenschutz brauchst du für die Aufnahme selbst das Einverständnis der Sprechenden – in Deutschland wegen § 201 StGB, in Österreich spätestens für die Weitergabe nach § 120 Abs. 2 StGB und wegen des Persönlichkeitsrechts. Wie das im Gesamtbild zusammenpasst, liest du in KI-Transkription und DSGVO.

Ablage und Dokumentation

Leg den abgeschlossenen AVV mit Datum ab, am besten zusammen mit der Liste der Unterauftragnehmer in der damals gültigen Fassung. Trag dir eine Erinnerung ein, ihn einmal im Jahr oder bei größeren Produktänderungen erneut anzusehen.

Für kleine Unternehmen reicht dafür ein Ordner „Datenschutz/Dienstleister“ mit je einem Unterordner pro Anbieter. Wenn eine Kundin oder eine Behörde fragt, welche Dienste du für Gesprächsprotokolle einsetzt, hast du die Antwort in einer Minute.