- Das Protokoll heißt auf Englisch minutes (immer Plural), nicht „protocol“.
- Minutes stehen in der Vergangenheitsform und meist in indirekter Rede: „She reported that …“.
- Jedes action item braucht einen Namen und ein Datum: „Anna to send the offer by 21 October.“
- Datum ausschreiben („6 October 2026“) – 06/10/2026 wird in den USA als 10. Juni gelesen.
- Britisch oder amerikanisch ist egal – nur nicht mischen.
Was englische Minutes anders machen als deutsche Protokolle
Inhaltlich unterscheiden sich Minutes kaum von einem deutschen Ergebnisprotokoll: Sie halten fest, wer da war, was entschieden wurde und wer was bis wann erledigt. Die Unterschiede liegen in der Form. Während deutsche Protokolle heute meist im Präsens stehen, werden englische Minutes fast immer in der Vergangenheit geschrieben – sie berichten über ein abgeschlossenes Ereignis. Dazu kommt ein fester Vorrat an Wendungen, die so erwartet werden. Wer sie benutzt, wirkt souverän; wer frei übersetzt, fällt schnell auf.
Unterscheide außerdem zwei Register. Formal minutes schreibst du für Boards, Komitees, Vereine oder Gesellschafterversammlungen: mit Chair, Approval of previous minutes und genauem Wortlaut von Beschlüssen. Meeting notes oder ein kurzer recap genügen für Projekt-Calls und interne Abstimmungen, vor allem in Teams mit amerikanischer Prägung. Dort reichen oft drei Überschriften: Decisions, Action items, Open questions.
Der Aufbau Schritt für Schritt
Formelle Minutes folgen fast immer derselben Reihenfolge. Auch wenn dein Meeting weniger förmlich ist, kannst du dich daran orientieren und weglassen, was nicht passt:
- Heading: Name des Gremiums oder Meetings, Datum, Uhrzeit, Ort oder Plattform.
- Attendance: Present (anwesend), Apologies (entschuldigt), Absent (unentschuldigt fehlend), In attendance (Gäste ohne Stimmrecht). Dazu Chair und Minute-taker.
- Approval of previous minutes: ob das letzte Protokoll genehmigt wurde und mit welchen Korrekturen.
- Matters arising: Stand der Punkte aus dem letzten Meeting, die nicht eigens auf der Agenda stehen.
- Agenda items: je Punkt eine kurze Zusammenfassung der Diskussion und die Entscheidung.
- Any other business (AOB): was zusätzlich angesprochen wurde.
- Action items: Tabelle mit Action, Owner, Due date.
- Date of next meeting und Close: wann es weitergeht und wann das Meeting endete.
Ein fertiges Gerüst mit diesen Blöcken findest du als Meeting-Minutes-Vorlage zum Kopieren.
Die wichtigsten Begriffe: Deutsch – Englisch
Viele Protokollbegriffe haben im Englischen eine feste Entsprechung, die sich nicht wörtlich übersetzen lässt. Diese Tabelle deckt die meisten Sitzungen ab:
| Deutsch | Englisch | Hinweis |
|---|---|---|
| Protokoll | minutes | „to take the minutes“ = Protokoll führen |
| Protokollführer:in | minute-taker, secretary | „secretary“ vor allem bei Vereinen und Gremien |
| Vorsitz, Sitzungsleitung | chair | „chaired by …“ im Kopf |
| Tagesordnung, TOP | agenda, agenda item | „Item 3“ statt „TOP 3“ |
| entschuldigt | apologies | „Apologies were received from …“ |
| Allfälliges, Verschiedenes | any other business (AOB) | nicht wörtlich übersetzen |
| Antrag | motion, proposal | „motion“ nur in förmlichen Gremien |
| Beschluss | resolution, decision | „resolution“ bei förmlicher Abstimmung |
| einstimmig, Enthaltung | unanimously, abstention | „carried unanimously“ = einstimmig angenommen |
| beschlussfähig | quorate, a quorum was present | „quorate“ ist eher britisch |
| vertagt | deferred, postponed | „adjourned“ heißt: Sitzung unterbrochen oder beendet |
| Aufgabe, verantwortlich, Frist | action item, owner, due date | auch „action point“ |
Satzbausteine für jede Stelle
Die folgenden Wendungen sind in englischen Minutes üblich. Du kannst sie fast unverändert übernehmen und nur Namen, Daten und Inhalte austauschen:
- Eröffnung: „The meeting was opened at 10:05 by Sandra Huber (Chair), who welcomed the attendees.“
- Letztes Protokoll: „The minutes of the meeting held on 14 October 2026 were approved as a correct record.“ – oder: „… were approved subject to the following amendment: …“
- Bericht: „Thomas Berger reported that the shipment from Linz had been delayed by two weeks.“
- Präsentation: „Lisa Wagner presented the draft of the new website.“
- Einwand: „Concerns were raised about the cost of the second print run.“ – „Mr Gruber pointed out that …“
- Vorschlag: „It was suggested that the survey be moved to November.“
- Einigung: „It was agreed that the launch date would remain 28 November.“
- Förmlicher Beschluss: „The board resolved to increase the membership fee to EUR 45 from 2027. Carried: 6 for, 1 against, 1 abstention.“
- Vertagung: „The decision on the company car was deferred to the next meeting.“
- Aufgabe: „ACTION: Anna Gruber to send the revised offer to the client by 21 October.“
- Schluss: „There being no further business, the meeting closed at 11:30. The next meeting will be held on 4 November 2026.“
Zeitform und indirekte Rede: so wird zurückverschoben
Weil Minutes berichten, was gesagt wurde, rutschen die Zeiten in der indirekten Rede eine Stufe zurück – ähnlich wie der deutsche Konjunktiv im Verlaufsprotokoll, nur mit anderen Regeln. Aus „is“ wird „was“, aus „will“ wird „would“, aus „has done“ wird „had done“. Auch Zeitangaben verschieben sich: „next week“ wird zu „the following week“, „tomorrow“ zu „the next day“ – oder besser gleich zu einem konkreten Datum.
Ein Beispiel. Im Meeting sagt Herr Berger: „We will deliver the samples next week, but the price has gone up.“ In den Minutes steht: „Mr Berger said that they would deliver the samples the following week, but that the price had gone up.“ Noch klarer und ganz ohne Grammatikfallen: „Mr Berger confirmed delivery of the samples by 17 October and reported a price increase.“
Für informelle Meeting Notes in Projektteams ist auch das Präsens üblich („Decision: we launch on 28 November“). Entscheidend ist wie im Deutschen, dass du innerhalb eines Dokuments bei einer Form bleibst. Die deutschen Gegenstücke erklären Konjunktiv im Protokoll und Welche Zeitform im Protokoll?.
Typische Stolperfallen für Deutschsprachige
Die meisten Fehler in englischen Minutes aus dem deutschsprachigen Raum sind keine Grammatikfehler, sondern falsche Freunde und unterschiedliche Konventionen bei Zahlen und Daten:
| Stolperfalle | Problem | Besser |
|---|---|---|
| „Protocol“ | heißt Verfahrensregel oder diplomatisches Protokoll | „Minutes“ |
| „actual“ | heißt tatsächlich, nicht aktuell | „current“, „latest“ |
| „eventually“ | heißt schließlich, nicht eventuell | „possibly“, „if necessary“ |
| „until Friday“ als Frist | beschreibt eine Dauer, keine Deadline | „by Friday“ |
| 06/10/2026 | in den USA 10. Juni, in Großbritannien 6. Oktober | „6 October 2026“ oder „October 6, 2026“ |
| 4,500 € oder 4.500 € | Komma ist im Englischen das Tausender-Trennzeichen, der Punkt das Dezimalzeichen | „EUR 4,500“ für viertausendfünfhundert |
| „1 billion“ | heißt eine Milliarde, nicht eine Billion | Zahl prüfen oder ausschreiben |
| „Mrs“ für jede Frau | setzt den Familienstand voraus | „Ms“ oder Vor- und Nachname |
Britisch oder amerikanisch?
Beide Varianten sind richtig – entscheidend ist, dass du dich festlegst. Wenn deine Gesprächspartner:innen aus Großbritannien oder Irland kommen oder das Gremium ein europäisches ist, liegst du mit britischer Schreibweise richtig: „organise“, „programme“, „apologies“, „AOB“. In amerikanisch geprägten Unternehmen sind „organize“, „program“ und Überschriften wie „Other business“ oder „Open discussion“ üblicher.
Ein schneller Weg zur Einheitlichkeit: Stell die Rechtschreibprüfung deines Programms auf eine Variante ein und übernimm Begriffe aus früheren Minutes desselben Gremiums. Wer schon ein englisches Protokoll aus der Organisation hat, sollte sich an dessen Aufbau halten – Leser:innen gewöhnen sich an eine Form.
Ein kurzes Beispiel
So sehen die Minutes eines 45-minütigen Projekt-Calls mit einem britischen Partner aus – vollständig, aber in einer Minute gelesen:
- Project Alpine – Steering Call · 7 October 2026, 14:00–14:45 CET · Microsoft Teams
- Present: Sandra Huber (Chair), Thomas Berger, James Miller · Apologies: Lisa Wagner · Minutes: Anna Gruber
- 1. Previous minutes: approved as a correct record.
- 2. Timeline: Mr Berger reported that testing had been completed. It was agreed that the go-live would remain 3 November.
- 3. Budget: Mr Miller raised concerns about additional licence costs. Decision deferred until the quote is available.
- ACTION: James Miller to obtain the licence quote by 14 October.
- ACTION: Anna Gruber to circulate the test report by 9 October.
- Next meeting: 21 October 2026, 14:00 CET.
Beachte die Zeitzone im Kopf: Bei internationalen Calls spart „CET“ oder „UK time“ Rückfragen. Wie du die Aufgaben danach nachhältst, beschreibt To-dos aus Meetings festhalten.
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung. Stand der Angaben: 8. Oktober 2026.