Die Tagungsanfrage, bei der kein Sonderwunsch verloren geht.
80 Personen, zwei Tage, drei Gruppenräume, Anreise am Vorabend: In einem Call mit dem Firmenkunden oder beim Hochzeitsgespräch fallen dutzende Details. noteit schreibt mit – damit Angebot, Bankettauftrag und Küche dieselben Infos haben.
Wo im Sales & Events Details verloren gehen.
Kaffeepause um halb elf statt um zehn, ein Rednerpult, ein Raum mit Tageslicht: im Call nebenbei erwähnt, im Angebot vergessen – und am Veranstaltungstag ein verärgerter Kunde.
Wie viele Zimmer sind geblockt, bis wann gilt die Option, wann gehen nicht abgerufene Zimmer zurück? Wird das nur mündlich besprochen, gibt es später Diskussionen um Stornokosten.
Sales hat mit dem Brautpaar zwei Stunden über Menü und Ablauf gesprochen. Im Bankettauftrag stehen fünf Zeilen, und die Küche erfährt vom Kinderteller erst am Hochzeitstag.
Aus dem Gespräch wird die Grundlage für den Bankettauftrag.
Nach dem Call liegt eine Zusammenfassung bereit: Teilnehmerzahl, Räume und Bestuhlung, Zimmerkontingent, Verpflegung, Technik, Optionsfrist und offene Fragen. Aufgaben für Sales, Bankett und Kunde stehen getrennt mit Fristen da.
Daraus schreibst du Angebot und Bankettauftrag deutlich schneller. Zahlen und Fristen prüfst du kurz am Transkript – die KI kann sich verhören.
- 80 Teilnehmende, zwei Tage im März, Plenum in Theaterbestuhlung plus drei Gruppenräume
- Zimmerkontingent 45 Einzelzimmer, rund 20 Personen reisen am Vorabend an
- Abendessen als regionales Buffet, sechs vegetarische und zwei glutenfreie Essen
- Option auf Räume und Zimmer bis 15. 11.
- Nicht abgerufene Zimmer gehen 30 Tage vor Anreise ans Hotel zurück
- Angebot mit Tagungspauschale und Zimmerkontingent schicken – Sales, bis Mittwoch
- Technikbedarf für das Plenum mit der Haustechnik klären – Bankett, bis nächste Woche
- Teilnehmerliste mit Anreisetagen schicken – Frau Huber, bis 15. 2.
„Brief mich zur Huber-Jahrestagung – was ist fix?“
Mit der Anbindung an Claude fragst du über alle Gespräche zu einer Veranstaltung oder einem Firmenkunden hinweg: Was wurde seit der ersten Anfrage geändert, was ist bestätigt, was fehlt noch?
Bucht ein Stammkunde jedes Jahr seine Tagung, findest du auch die Wünsche und Beschwerden vom letzten Mal – bevor er sie selbst wieder ansprechen muss.
Im Teams-Call oder beim Hochzeitsgespräch im Haus.
Bei Calls mit Firmenkunden nimmt noteit auf deinem Rechner auf, ohne dem Meeting beizutreten. Sitzt das Brautpaar bei dir im Büro, nimmst du im Browser über „Gespräch vor Ort“ auf – am Laptop oder Handy, die Stimmen werden automatisch getrennt.
Frag zu Beginn kurz, ob mitgeschrieben werden darf. Der Ton wird nach dem Transkribieren sofort gelöscht.
Gästewünsche ja, Gesundheitsdaten nur so weit nötig.
Bei Event- und Gruppenanfragen geht es um Firmeninterna, Budgets und manchmal Privates – etwa bei einer Hochzeit. noteit überträgt das Audio verschlüsselt, lässt es in der EU transkribieren und löscht es danach sofort; Transkripte und Zusammenfassungen liegen in Frankfurt.
Allergien und Unverträglichkeiten sind Gesundheitsdaten. Für die Planung reicht meist die Anzahl der Essen ohne Namen – frag nur nach Personen, wenn es für den Service wirklich nötig ist. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag gibt es auf Anfrage.
So schützen wir deine GesprächeKlein anfangen, mitwachsen.
Starter ist für immer gratis. Pro und Team testest du 7 Tage kostenlos – monatlich kündbar.
Viele Gruppen fragen auf Englisch an. Geht das?
Nein, noteit transkribiert derzeit nur Deutsch. Für Gespräche mit deutschsprachigen Firmen, Vereinen und Brautpaaren funktioniert es gut, auch mit Dialekt.
Kommt die Notiz in unser Hotelprogramm?
Eine direkte Anbindung gibt es nicht. Du kopierst Zusammenfassung oder To-dos und überträgst sie in Angebot, Bankettauftrag oder Reservierung.
Kann ich telefonische Anfragen aufnehmen?
Wenn du am Rechner über ein Softphone oder Teams telefonierst, ja. Normale Telefonate am Handy oder am Tischtelefon nimmt noteit nicht auf.
Funktioniert das bei einer Hausführung mit dem Brautpaar?
Beim Gehen durch Saal und Garten mit Hintergrundgeräuschen wird die Erkennung unzuverlässig. Besser: das Gespräch danach im Büro über „Gespräch vor Ort“ aufnehmen.
Was kostet noteit für ein Hotel?
Pro kostet 14 € im Monat oder 120 € im Jahr mit 25 Stunden. Teilen sich Sales, Bankett und Rezeption die Gespräche, gibt es das Team-Paket ab 2 Personen. Alles 7 Tage gratis testen.
Dein nächster Call
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