Drei Gemeinden, zwölf Betriebe, ein Radweg – und alle Zusagen an einem Ort.
Im Tourismusverband sitzt du ständig zwischen Gemeinden, Betrieben, Bergbahn und Land. noteit schreibt Abstimmungen und Projektrunden mit und hält fest, wer welche Kosten trägt und wer sich bis wann um was kümmert.
Wo Abstimmungen im Tourismus zäh werden.
Die Gemeinde dachte, der Verband zahlt die Beschilderung, der Hotelier, die Gemeinde übernimmt den Shuttle. Ohne Protokoll beginnt die nächste Runde mit einer Diskussion über die letzte.
Ein Talradweg führt durch drei Gemeinden. Wegerhaltung, Kostenaufteilung, Eröffnungstermin: Jede Gemeinde braucht einen eigenen Beschluss, und dafür muss klar sein, was vereinbart wurde.
Das Büro ist klein, die Saison voll. Das Protokoll der Projektgruppe Winterkampagne entsteht drei Wochen später – oder gar nicht.
Wer trägt was? Die Notiz sagt es.
Nach dem Meeting liegt eine Zusammenfassung bereit: Themen, Zusagen von Gemeinden und Betrieben, Entscheidungen, offene Fragen und Aufgaben mit Zuständigen und Fristen, soweit sie gefallen sind.
Daraus wird schnell ein Protokoll für alle Beteiligten. Kostenanteile und Termine prüfst du am Transkript – die KI kann Fehler machen, und bei Geld will es jede Gemeinde genau wissen.
- Gemeinde Moosbach übernimmt das Mähen entlang der Strecke, Winterdienst ist nicht vorgesehen
- Beschilderung nach den Vorgaben des Landes, Kosten noch offen
- Zwei Gasthöfe wollen eine Radservice-Station mit Luftpumpe und Werkzeug aufstellen
- Kosten der Beschilderung werden nach Streckenkilometern aufgeteilt
- Eröffnung im Mai mit einem gemeinsamen Radfest
- Kostenschätzung für die Beschilderung einholen – Tourismusverband, bis 30. 11.
- Beschluss zur Kostenbeteiligung im Gemeinderat vorbereiten – Gemeindeämter, bis Jahresende
- Fördermöglichkeiten für die Radservice-Stationen prüfen – Geschäftsführung, bis Dezember
„Brief mich zum Talradweg – wer hat was zugesagt?“
Mit der Anbindung an Claude fragst du über alle Runden zu einem Projekt oder Partner hinweg: Was wurde seit dem ersten Treffen beschlossen, was ist offen, wo hakt es?
Das hilft vor der Vorstandssitzung, beim Förderantrag oder wenn eine neue Mitarbeiterin ein Projekt übernimmt. Ordner legst du nach Projekt, Gemeinde oder Betrieb an.
Per Video oder am Besprechungstisch im Gemeindeamt.
Bei Calls nimmt noteit auf deinem Rechner auf, ohne dem Meeting beizutreten. Trefft ihr euch vor Ort, nimmst du im Browser über „Gespräch vor Ort“ auf – am Laptop oder Handy. Die Stimmen werden automatisch getrennt, bei großen Runden weniger zuverlässig.
Sag zu Beginn, dass mitgeschrieben wird. Das Audio bleibt nicht liegen: Nach dem Transkribieren wird es gelöscht.
Zahlen der Betriebe bleiben vertraulich.
In Abstimmungen nennen Betriebe Auslastung, Preise und Pläne, die nicht in der Zeitung stehen sollen. noteit überträgt das Audio verschlüsselt, lässt es in der EU transkribieren und löscht es danach sofort; Transkripte und Zusammenfassungen liegen in Frankfurt.
Ob für Vorstand, Ausschüsse oder Vollversammlung eures Verbands besondere Regeln zu Protokoll und Verschwiegenheit gelten, steht im jeweiligen Landesgesetz und in eurer Satzung bzw. Geschäftsordnung – das klärst du vorab. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag gibt es auf Anfrage.
So schützen wir deine GesprächeKlein anfangen, mitwachsen.
Starter ist für immer gratis. Pro und Team testest du 7 Tage kostenlos – monatlich kündbar.
Können wir den Gastgeber-Infoabend mit 40 Vermietern aufnehmen?
Nur eingeschränkt. Bei vielen Stimmen in einem Raum und Durcheinanderreden wird die Zuordnung unzuverlässig. Gut passt noteit für Projektgruppen, Partnergespräche und Calls mit wenigen Personen.
Gehen Gespräche mit englischsprachigen Partnern oder Medien?
Nein, noteit transkribiert derzeit nur Deutsch. Für deutschsprachige Gespräche funktioniert es gut, auch im Dialekt.
Viele Betriebe rufen am Handy an. Nimmt noteit das auf?
Normale Handy-Telefonate nicht. Telefonierst du am Rechner, etwa über WhatsApp Desktop, Teams oder ein Softphone, klappt es.
Ist die Zusammenfassung schon das offizielle Protokoll?
Sie ist ein Entwurf. Formvorgaben eures Verbands – Anwesenheit, Beschlussfähigkeit, Genehmigung – ergänzt und prüft die Person, die das Protokoll verantwortet.
Was kostet das für ein kleines Verbandsbüro?
Starter ist gratis mit 3 Stunden pro Monat. Pro kostet 14 € im Monat oder 120 € im Jahr und bringt 25 Stunden, Wörterbuch für Orts- und Betriebsnamen und die Projekt-Akte in Claude.
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