- Aufzeichnen geht über Weitere Aktionen → Aufzeichnen und transkribieren.
- Voraussetzung: eine passende Microsoft-365-Lizenz und eine Richtlinie, die Aufzeichnung erlaubt. Gäste und externe Teilnehmende können nicht aufzeichnen.
- Alle Teilnehmenden sehen einen Hinweis, sobald aufgezeichnet oder transkribiert wird.
- Die Aufnahme landet im OneDrive der organisierenden Person bzw. bei Kanalbesprechungen in SharePoint.
- KI-Zusammenfassungen („intelligent recap“) brauchen Teams Premium oder eine Copilot-Lizenz.
So startest du die Aufzeichnung in Teams
Die Aufzeichnung startest du direkt im laufenden Meeting. In der Desktop-App von Teams sieht das so aus:
- Tritt dem Meeting bei und öffne in der Leiste oben „Weitere Aktionen“ (die drei Punkte).
- Wähle „Aufzeichnen und transkribieren“.
- Klicke auf „Aufzeichnung starten“ – oder nur auf „Transkription starten“, wenn du kein Video brauchst.
- Prüfe beim ersten Mal die gesprochene Sprache des Transkripts und stell sie auf Deutsch, falls nötig.
- Zum Beenden wieder über „Weitere Aktionen“ die Aufzeichnung stoppen – spätestens wenn alle das Meeting verlassen haben, endet sie automatisch.
Laut Microsoft startet die Transkription automatisch mit, wenn du ein Meeting aufzeichnest. Umgekehrt kannst du auch nur transkribieren, ohne Bild und Ton zu speichern – das ist datensparsamer und reicht für ein Protokoll oft völlig. Die Bezeichnungen können sich je nach Teams-Version leicht unterscheiden.
Voraussetzungen: Wer darf aufzeichnen?
Ob der Knopf bei dir überhaupt erscheint, entscheidet weniger Teams selbst als die IT deiner Organisation. Microsoft nennt in seiner Dokumentation diese Bedingungen:
| Voraussetzung | Was das bedeutet |
|---|---|
| Passende Lizenz | Gängige Microsoft-365-Business- und Enterprise-Pläne enthalten die Aufzeichnung, sowohl für Organisator als auch für die aufzeichnende Person |
| Richtlinie erlaubt Aufzeichnung | Die IT schaltet „Meeting recording“ in den Besprechungsrichtlinien ein oder aus |
| Teil derselben Organisation | Gäste, externe und anonyme Teilnehmende können Meetings nicht aufzeichnen |
| Rolle im Meeting | Je nach Besprechungsoptionen dürfen nur Organisator, Mitorganisatoren oder Referenten aufzeichnen |
Bist du als externe Beraterin zu einem Meeting beim Kunden eingeladen, kannst du dort also in aller Regel nicht selbst aufzeichnen – du müsstest die organisierende Person bitten, es zu tun und dir die Aufnahme zu teilen.
Wo die Aufnahme und das Transkript landen
Nach dem Meeting wird die Aufnahme hochgeladen und verarbeitet. Bei normalen Besprechungen landet sie im OneDrive der organisierenden Person, bei Kanalbesprechungen in der SharePoint-Ablage des Kanals. Verlinkt wird sie im Meeting-Chat und in der Übersicht des Termins.
Eingeladene aus der eigenen Organisation dürfen die Aufnahme ansehen; Gäste und Externe nur, wenn sie ihnen ausdrücklich freigegeben wird. Das Transkript können standardmäßig Organisator und Mitorganisatoren als .docx- oder .vtt-Datei herunterladen. Viele Organisationen haben außerdem eine automatische Ablauffrist für Aufnahmen eingestellt – wer eine Aufnahme länger braucht, sollte das Ablaufdatum prüfen.
Transkript, Zusammenfassung, Copilot: Was in Teams wie viel kann
Teams bietet mittlerweile mehrere Stufen. Die Unterschiede sind nicht immer offensichtlich:
| Funktion | Was du bekommst | Voraussetzung |
|---|---|---|
| Aufzeichnung | Video mit Ton und Bildschirmfreigabe | Lizenz und Richtlinie |
| Transkription | Text mit Sprechern und Zeitstempeln | Lizenz und Richtlinie, Sprache richtig eingestellt |
| Intelligent recap | KI-Notizen, vorgeschlagene Aufgaben, Kapitel | Teams Premium oder Microsoft-Copilot-Lizenz |
| Copilot im Meeting | Fragen zum laufenden oder vergangenen Meeting stellen | Microsoft-Copilot-Lizenz |
Wenn deine Organisation die KI-Lizenzen nicht hat, bleibt dir das Transkript. Daraus ein Protokoll zu machen, ist Handarbeit – aber deutlich weniger als ohne Transkript. Tipps dazu stehen in Meeting-Protokoll schreiben.
Was die anderen Teilnehmenden sehen
Sobald die Aufzeichnung oder Transkription startet, bekommen alle Teilnehmenden einen Hinweis im Meeting. Teilnehmende können außerdem einstellen, dass ihr Name in Live-Untertiteln und Transkripten nicht angezeigt wird.
Organisationen können per Richtlinie sogar eine ausdrückliche Zustimmung verlangen: Dann müssen Teilnehmende aktiv zustimmen, bevor ihr Ton und Bild aufgezeichnet werden. Unabhängig davon gilt: Der Hinweis im Teams-Fenster ersetzt nicht das Gespräch. Gerade bei Kundencalls wirkt es besser, vorher kurz zu fragen. Wie du das formulierst, steht in Einverständnis zur Aufnahme einholen.
Wenn der Aufnahmeknopf fehlt
Der häufigste Frust mit Teams-Aufzeichnungen: Die Option ist ausgegraut oder fehlt. Die üblichen Ursachen:
- Du bist Gast oder extern. Dann kannst du das Meeting nicht aufzeichnen – bitte die organisierende Person.
- Die Richtlinie deiner Organisation verbietet es. Hier hilft nur die IT.
- Die Besprechungsoptionen schränken es ein. Der Organisator kann festlegen, wer aufzeichnen darf.
- Du nutzt Teams im Browser oder mobil. Dort stehen manche Funktionen nur eingeschränkt zur Verfügung – versuch es in der Desktop-App.
- Es ist ein 1:1-Anruf, kein Meeting. Für Anrufe gilt eine eigene Anrufrichtlinie.
Tipps für bessere Teams-Transkripte
Die Transkription von Teams ist solide, solange der Ton stimmt und die Einstellungen passen. Ein paar Kleinigkeiten machen einen großen Unterschied:
- Gesprochene Sprache auf Deutsch stellen. Ist eine andere Sprache eingestellt, wird das Transkript unbrauchbar. Organisator, Mitorganisatoren und wer die Transkription gestartet hat, können die Sprache ändern.
- Mit eigenem Konto teilnehmen. Teams ordnet Aussagen den angemeldeten Personen zu. Wer sich zu fünft über ein gemeinsames Gerät im Besprechungsraum einwählt, erscheint im Transkript leicht als ein einziger Sprecher.
- Headset statt Raummikrofon, wo es geht – besonders in hybriden Meetings mit Hall.
- Namen zu Beginn nennen: Eine kurze Vorstellungsrunde hilft beim späteren Lesen.
- Beschlüsse am Ende laut zusammenfassen. Dann stehen sie einmal sauber im Transkript und sind schnell gefunden.
Ein Beispiel: Das Team von Studio Berger zeichnet den wöchentlichen Jour fixe nur noch als Transkript auf, ohne Video. Am Ende fasst die Moderatorin in zwei Minuten die Beschlüsse zusammen. Das Protokoll entsteht danach in wenigen Minuten aus genau dieser Passage.
Alternativen zur Teams-Aufzeichnung
Wenn du nicht aufzeichnen darfst oder kein Video brauchst, sondern nur ein Protokoll, gibt es zwei Wege. Erstens Tools, die einen Bot ins Meeting schicken – der erscheint als eigener Teilnehmer und muss oft erst vom Organisator zugelassen werden. Zweitens Tools, die lokal auf deinem Rechner mitschreiben, was du hörst und sagst – ohne zusätzlichen Teilnehmer, dafür mit deiner Verantwortung, alle zu informieren. Vor- und Nachteile beider Wege vergleichen wir in Meeting aufnehmen ohne Bot.
Wichtig bei beiden: Auch wenn Teams selbst nicht aufzeichnet, gelten dieselben rechtlichen Regeln. In Deutschland brauchst du das Einverständnis der Sprechenden, in Österreich ist es der sichere Weg.
Ein typisches Beispiel: Unternehmensberater Hofer ist bei seinen Kunden fast immer als Gast in deren Teams-Umgebung eingeladen. Die Aufzeichnung steht ihm dort nicht zur Verfügung, und einen fremden Bot lässt nicht jede IT-Abteilung zu. Für ihn bleibt nur, selbst mitzuschreiben, die organisierende Person um die Aufzeichnung zu bitten oder lokal auf dem eigenen Rechner mitschreiben zu lassen – jeweils mit Zustimmung der Runde.
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung. Stand der Angaben: 7. Oktober 2026.