Quarterly Business Review vorbereiten: drei Wochen bis zum Termin

Was ein QBR leisten soll

Ein Quarterly Business Review ist ein regelmäßiger, meist vierteljährlicher Termin mit wichtigen Bestandskund:innen. Gemeinsam wird geprüft, ob die Zusammenarbeit die Ziele des Kunden erreicht, was im Quartal passiert ist und was ihr euch als Nächstes vornehmt. Für kleinere Kund:innen reicht oft ein halbjährlicher oder jährlicher Rhythmus.

Ein QBR ist kein Statusbericht und kein Verkaufstermin. Wenn du 40 Minuten lang Kennzahlen präsentierst und am Ende ein Zusatzpaket anbietest, wird der Kunde beim nächsten Mal jemanden aus der zweiten Reihe schicken. Ein gutes QBR fühlt sich für den Kunden an wie eine Arbeitssitzung über sein eigenes Geschäft – mit dir als jemandem, der es verstanden hat.

Was im Termin selbst besprochen und festgehalten wird, zeigt die Vorlage Quartalsgespräch (QBR). Dieser Ratgeber kümmert sich um alles, was davor passiert.

Der Zeitplan: von drei Wochen vorher bis zum Tag danach

Die meisten QBRs werden zu spät vorbereitet – am Vorabend, aus dem Gedächtnis. Mit einem festen Zeitplan wird die Vorbereitung planbar und deutlich kürzer:

Die richtigen Leute einladen

Ein QBR nur mit der täglichen Ansprechperson bleibt im Operativen stecken. Wertvoll wird es, wenn jemand dabei ist, der über Budget und Prioritäten entscheidet. Diese Person kommt aber nur, wenn die Einladung zeigt, warum sich die Zeit lohnt. Ein Beispiel:

• Betreff: Rückblick Q3 und Planung Q4 – 45 Minuten am 14. 11.
• „Sehr geehrte Frau Huber, wie vereinbart möchten wir mit Ihnen auf das dritte Quartal zurückschauen. Im Mittelpunkt steht Ihr Ziel, die Durchlaufzeit bei Angeboten zu senken: Wo stehen wir, was hat geholfen, was nicht? Außerdem wollen wir die Schwerpunkte für das vierte Quartal mit Ihnen festlegen. Herr Gruber ist ebenfalls eingeladen. Die wichtigsten Zahlen schicke ich Ihnen drei Tage vorher, damit wir im Termin über die Bedeutung sprechen können.“

Auf deiner Seite gehören die Person, die den Kunden betreut, und gegebenenfalls deren Führungskraft dazu. Mehr als drei Personen pro Seite machen den Termin schwerfällig. Wer im Vertrieb den Abschluss gemacht hat, kann bei den ersten QBRs dabei sein – vor allem, wenn im Verkauf Ziele vereinbart wurden, an denen der Kunde euch nun misst.

Das Quartal aufarbeiten: woher die Inhalte kommen

Die Substanz eines QBR kommt nicht aus dem Reporting-Tool, sondern aus dem, was im Quartal mit dem Kunden besprochen wurde. Sammle zwei Wochen vorher:

• Ziele des Kunden aus dem letzten QBR oder aus dem Onboarding – in seinen Worten.
• Ergebnisse und Kennzahlen zu diesen Zielen, mit Vergleich zum Vorquartal.
• Zusagen beider Seiten aus dem Quartal: Was wurde gehalten, was nicht, warum?
• Probleme und Beschwerden, auch die gelösten – mit Ursache und Lösung.
• Veränderungen beim Kunden: neue Personen, neue Projekte, geänderte Prioritäten, die in Gesprächen erwähnt wurden.
• Offene Fragen, die du selbst klären willst.

Am schnellsten geht das, wenn die Gespräche des Quartals beim Kunden abgelegt sind. Dann liest du in einer halben Stunde nach, was sonst einen Vormittag Suchen in Postfächern kostet. Mit noteit Pro kannst du Claude auch direkt fragen: „Brief mich zu Huber Bau – welche Zusagen und offenen Punkte gab es seit Juli?“ Die Antwort stützt sich auf alle Meetings mit diesem Kunden; prüfe die wichtigsten Punkte trotzdem im Original nach.

Das Vorgespräch mit der Hauptansprechperson

Zehn Tage vor dem QBR rufst du die Person an, mit der du im Alltag zusammenarbeitest. 15 Minuten reichen. Ziel ist, im eigentlichen Termin keine bösen Überraschungen zu erleben – und die Ansprechperson vor ihrer Führungskraft gut dastehen zu lassen. Fragen für das Vorgespräch:

1. „Was interessiert Herrn Gruber im Termin am meisten?“
2. „Gibt es Themen, die gerade intern heikel sind und die ich kennen sollte?“
3. „Gab es im Quartal etwas, das Sie gestört hat und das ich noch nicht weiß?“
4. „Welche Ziele stehen bei Ihnen fürs nächste Quartal an?“
5. „Möchten Sie einen Teil selbst vorstellen?“

Die letzte Frage ist mehr als Höflichkeit: Wenn die Ansprechperson selbst berichtet, was die Zusammenarbeit gebracht hat, wirkt das vor der Geschäftsführung stärker als jede deiner Folien.

Agenda und Unterlagen

Für 45 bis 60 Minuten hat sich eine Agenda bewährt, die mit den Zielen des Kunden beginnt und mit gemeinsamen Vereinbarungen endet:

Bei den Unterlagen gilt: lieber fünf Folien, über die gesprochen wird, als zwanzig, die vorgelesen werden. Pro Ziel eine Seite mit Ausgangswert, aktuellem Stand und einem Satz Einordnung reicht. Rohdaten gehören in den Anhang oder in die Mail drei Tage vorher.

Nach dem QBR: Zusammenfassung am nächsten Tag

Am Tag nach dem Termin geht eine kurze Zusammenfassung an alle Teilnehmenden: die vereinbarten Ziele fürs nächste Quartal mit Messgröße, die Vereinbarungen mit Person und Datum, der Termin für das nächste QBR. Wie so eine Mail aufgebaut ist, zeigt der Ratgeber Follow-up-Mail nach dem Meeting.

Intern aktualisierst du danach den Account-Plan und trägst die Zusagen als Aufgaben ein. Die Ziele aus diesem QBR sind die Grundlage für das nächste – wer sie in drei Monaten nicht mehr findet, beginnt wieder von vorn. Wie du Zusagen über das Quartal hinweg im Blick behältst, steht in Zusagen aus Kundengesprächen nachhalten.