- Zuerst zwei bis drei Ziele formulieren, die am Ende als Entscheidung oder Plan auf dem Tisch liegen sollen.
- Mit sechs bis acht Wochen Vorlauf kommst du bei den meisten Teams gut hin; Termin, Ort und Moderation zuerst fixieren.
- Das Programm führt vom Rückblick über die Analyse zu Entscheidungen – die Entscheidungen nie in die letzte Stunde legen.
- Protokolliert wird je Block, mit wechselnder Protokollführung und fotografierten Flipcharts.
- Am Ende steht ein Maßnahmenplan mit Namen und Terminen und ein fixer Termin zur Nachschau.
Zuerst das Ergebnis, dann das Programm
Die meisten Klausuren scheitern nicht an der Moderation oder am Hotel, sondern an einem unscharfen Auftrag. „Wir fahren mal zwei Tage weg und reden über die Zukunft“ führt zu guten Gesprächen und einem dünnen Ergebnis. Formuliere deshalb vorab, was am Ende des zweiten Tages vorliegen soll – als Satz in der Vergangenheitsform, so als wäre die Klausur schon vorbei.
Die Gegenüberstellung zeigt, wie aus einem Wunsch ein prüfbares Ziel wird:
| Vage | Brauchbar als Klausurziel |
|---|---|
| Über die Strategie reden | Wir haben die drei Prioritäten für 2027 festgelegt und für jede eine verantwortliche Person bestimmt. |
| Zusammenarbeit verbessern | Wir haben geklärt, wer bei Kundenanfragen zwischen Vertrieb und Technik entscheidet und bis wann geantwortet wird. |
| Die neue Struktur besprechen | Jede Person weiß, an wen sie ab Jänner berichtet; offene Fragen dazu sind gesammelt und zugeordnet. |
| Ideen für das Wachstum sammeln | Wir haben zwei Wachstumsideen ausgewählt, die bis März mit einem kleinen Budget getestet werden. |
Mehr als drei solche Ziele schafft kaum eine Gruppe in zwei Tagen. Genauso wichtig ist ein Satz dazu, was bewusst nicht Thema ist – etwa Gehälter oder ein laufendes Personalverfahren. Das schützt die Klausur davor, sich in Nebenschauplätzen zu verlieren.
Der Zeitplan für die Vorbereitung
Für eine ein- bis zweitägige Klausur eines Leitungsteams oder Vorstands hat sich folgender Ablauf bewährt. Bei kurzfristigen Anlässen lässt sich das zusammenschieben, die Reihenfolge bleibt aber gleich:
| Wann | Was zu tun ist |
|---|---|
| 8 Wochen vorher | Ziele formulieren, Teilnehmerkreis festlegen, Termin fixieren, Budget klären |
| 6 Wochen vorher | Ort buchen, Moderation anfragen, Vorgespräch mit der Moderation führen |
| 4 Wochen vorher | Vorabfragen an alle Teilnehmenden schicken, Zahlen und Unterlagen anfordern |
| 2 Wochen vorher | Programm festlegen, Einladung mit Zielen, Anreise und Zeitplan verschicken |
| 1 Woche vorher | Lesematerial verschicken, Material packen, Protokollführung je Block einteilen |
| Bis 1 Woche danach | Protokoll und Maßnahmenplan verteilen, Kommunikation an alle Nicht-Teilnehmenden |
| 6 bis 8 Wochen danach | Nachschau: Was ist umgesetzt, was hängt, was ändern wir? |
Die Vorabfragen sind der unterschätzte Teil. Drei Fragen genügen: Was muss in der Klausur unbedingt geklärt werden? Was darf auf keinen Fall passieren? Was läuft gerade gut und soll bleiben? Die Antworten zeigen der Moderation, wo die Spannungen liegen, und sie geben stilleren Teilnehmenden eine Stimme, bevor die erste Diskussion beginnt.
Ort, Dauer und Teilnehmerkreis
Eine Klausur lebt davon, dass der Alltag draußen bleibt. Das muss nicht das Seminarhotel in den Bergen sein – ein gemieteter Raum in der Nachbargemeinde reicht oft. Wichtig ist, dass niemand „nur kurz“ ins Büro geht. Achte beim Ort auf Tageslicht, viel freie Wandfläche für Flipcharts und Pinnwände, einen zweiten Raum für Kleingruppen und verlässliches WLAN, falls jemand zugeschaltet wird.
Die Dauer folgt aus den Zielen. Ein einzelnes, klar umrissenes Thema lässt sich an einem halben oder ganzen Tag bearbeiten. Für Grundsätzliches – Strategie, neue Struktur, Konflikte in der Zusammenarbeit – sind zwei Tage mit Übernachtung sinnvoll: Der Abend dazwischen gibt Abstand, und viele Teams kommen am zweiten Morgen mit klareren Köpfen zurück.
Beim Teilnehmerkreis gilt: Wer entscheiden soll, muss dabei sein, und wer die Ergebnisse umsetzen muss, sollte zumindest gehört werden – über die Vorabfragen oder eine Zuschaltung für einen Block. Mit mehr als etwa zwölf Personen wird es ohne Kleingruppenarbeit zäh, weil sonst jede Runde eine Stunde dauert.
Interne oder externe Moderation?
Die Frage hängt weniger vom Budget ab als von der Rolle der Leitung. Wer die Klausur moderiert, kann nicht gleichzeitig inhaltlich mitstreiten. Ist die Geschäftsführerin selbst Teil der Diskussion, braucht es jemand anderen am Flipchart.
| Interne Moderation | Externe Moderation | |
|---|---|---|
| Passt, wenn | das Thema sachlich ist und die moderierende Person nicht mitentscheidet | die Leitung selbst Partei ist, Konflikte im Raum stehen oder die Gruppe groß ist |
| Vorteil | kennt Firma und Leute, keine Einarbeitung, keine Kosten | neutral, darf unbequeme Fragen stellen, bringt Methoden mit |
| Risiko | wird als verlängerter Arm der Leitung wahrgenommen | braucht ein gutes Vorgespräch, sonst moderiert sie am Thema vorbei |
Entscheidest du dich für externe Unterstützung, gib der Moderation die Ziele, die Antworten aus den Vorabfragen und eine ehrliche Einschätzung der Stimmung im Team. Wie du selbst moderierst, wenn ihr es intern macht, steht in Workshop moderieren und dokumentieren.
Das Programm: ein Spannungsbogen über zwei Tage
Ein gutes Klausurprogramm folgt einem einfachen Bogen: ankommen, zurückschauen, verstehen, entscheiden, umsetzen. Jede Phase braucht ihre eigene Methode, und die Entscheidungen gehören in den Vormittag des zweiten Tages – nicht in die letzte Stunde, wenn die ersten schon auf die Uhr schauen.
- Ankommen (Tag 1, früh): Ziele vorstellen, Spielregeln vereinbaren, kurze Check-in-Runde, damit jede Person einmal gesprochen hat.
- Rückblick: Was hat das letzte Jahr gebracht, was nicht? Zahlen und Erfahrungen nebeneinanderlegen.
- Analyse (Tag 1, Nachmittag): Ursachen und Möglichkeiten erarbeiten, gern in Kleingruppen. Nach dem Mittagessen aktive Methoden wählen, keine Vorträge.
- Zwischenstand (Tag 1, Ende): Was haben wir heute erarbeitet, was ist offen? Fünf Minuten genügen.
- Entscheiden (Tag 2, Vormittag): Optionen bewerten, priorisieren, festlegen.
- Umsetzen und kommunizieren (Tag 2, Mittag bis Ende): Maßnahmen mit Namen und Terminen, Absprache, was wem wie mitgeteilt wird, Feedback zur Klausur.
Plan Pausen großzügig ein: Viele der wichtigsten Gespräche einer Klausur passieren beim Kaffee. Ein Programmraster mit Blöcken, Zielen und Protokollfeldern zum Ausfüllen findest du in der Vorlage Klausurtagung.
Protokollieren, ohne den Tag am Laptop zu verbringen
Wer eine ganze Klausur mitschreibt, ist zwei Tage lang nicht dabei. Teile das Protokoll deshalb nach Blöcken auf: Jede Person übernimmt einen oder zwei Blöcke und schreibt nur dafür Kernaussagen und Ergebnisse. So bleibt die Last verteilt, und niemand fällt als Stimme in der Diskussion aus.
Was nicht ins Protokoll muss: wer wann was gesagt hat. Was hinein muss: das Ergebnis jedes Blocks in ein bis drei Sätzen, jede Entscheidung im Wortlaut, offene Punkte mit Namen. Ein Blockprotokoll kann so aussehen:
- Block 3 – Zusammenarbeit Vertrieb und Technik (Protokoll: Huber)
- Kernaussagen: Anfragen landen bei drei verschiedenen Personen; Rückfragen dauern im Schnitt mehrere Tage; beide Seiten fühlen sich übergangen.
- Entscheidung: Ab 1. Dezember nimmt Frau Berger alle technischen Kundenanfragen entgegen und verteilt sie bis zum nächsten Werktag.
- Offen: Vertretung von Frau Berger im Urlaub – klärt Herr Gruber bis zur Nachschau.
- Fotos: Flipchart „Ist-Ablauf“, Pinnwand „Ideen“ (Dateien im Projektordner).
Lass am Ende jedes Blocks die Moderation das Ergebnis laut formulieren und frag: „Stimmt das so?“ Der Satz, der dann gilt, kommt wörtlich ins Protokoll. Flipcharts fotografierst du noch vor der Pause – abends sind sie oft schon zusammengerollt. Werden Teile der Klausur vertraulich besprochen, markiere das im Protokoll ausdrücklich, damit diese Passagen nicht versehentlich an alle gehen.
Nach der Klausur: damit die Ergebnisse nicht im Seminarhotel bleiben
Die Woche nach der Klausur entscheidet, ob sie etwas bewirkt. Fasse die Blockprotokolle innerhalb weniger Tage zu einem Dokument zusammen: oben die Ziele und ob sie erreicht wurden, darunter die Entscheidungen, der Maßnahmenplan und der Parkplatz mit allem, was liegen geblieben ist.
Danach kommt die Kommunikation. Das restliche Team merkt, dass die Leitung zwei Tage weg war, und füllt die Lücke sonst mit Vermutungen. Legt schon in der Klausur fest, wer wem bis wann was mitteilt – und was vertraulich bleibt. Wie du Entscheidungen so weitergibst, dass sie verstanden werden, beschreibt Entscheidungen im Team kommunizieren.
Schließlich die Maßnahmen: Sie gehören ins Tagesgeschäft, also in den nächsten Jour fixe oder die Teamsitzung, nicht in einen eigenen Ordner. Die Nachschau nach sechs bis acht Wochen steht schon vor der Abreise im Kalender. Dort geht ihr den Maßnahmenplan Punkt für Punkt durch – erledigt, verschoben oder gestrichen, jeweils mit Begründung. Wie das dauerhaft gelingt, zeigt Offene Punkte nachverfolgen.
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung. Stand der Angaben: 8. Oktober 2026.