All-Hands-Meeting planen: vom Termin bis zum Nachbericht

Was ein All-Hands leisten soll

Beim All-Hands kommen alle zusammen – die ganze Firma, ein Standort oder ein großer Bereich. Das macht den Termin teuer: Eine Stunde mit 80 Leuten sind 80 Arbeitsstunden. Er lohnt sich, wenn er etwas leistet, was Mail und Intranet nicht schaffen: Zusammenhänge erklären, Fragen direkt beantworten, alle auf denselben Stand bringen und zeigen, dass die Geschäftsführung ansprechbar ist.

Daraus folgt der erste Planungsschritt: Formuliere in einem Satz, was hängen bleiben soll. „Wir haben ein starkes Jahr hinter uns, investieren 2027 in den zweiten Standort, und das bedeutet für euch …“ ist eine Botschaft. „Update aus allen Bereichen“ ist keine.

Abzugrenzen ist das All-Hands von der Betriebsversammlung. Die ist gesetzlich geregelt – in Deutschland leitet sie die oder der Betriebsratsvorsitzende (§ 42 BetrVG), in Österreich ist sie im Arbeitsverfassungsgesetz verankert (§§ 41 ff. ArbVG). Ein All-Hands ersetzt sie nicht, und umgekehrt.

Rhythmus und Format wählen

Es gibt kein richtiges Intervall, aber eine Faustregel: so oft, dass sich niemand überrascht fühlt, und so selten, dass jedes Mal etwas Neues zu sagen ist. Das Format hängt davon ab, wo die Leute arbeiten:

Für Betriebe mit Schichtarbeit gilt: Ein Termin erreicht nie alle. Entweder zwei Termine mit demselben Inhalt oder ein guter Nachbericht – besser beides.

Der Zeitplan: drei Wochen bis zum Tag danach

Für ein quartalsweises All-Hands mit 50 bis 150 Leuten hat sich dieser Ablauf bewährt. Bei kleineren Firmen schrumpfen die Abstände, die Reihenfolge bleibt:

1. Drei Wochen vorher: Termin und Format festlegen, Einladung verschicken, Kernbotschaft mit der Geschäftsführung abstimmen.
2. Zwei Wochen vorher: Sprecher:innen und Zeitblöcke festlegen. Jede Person bekommt eine Frage, die sie beantworten soll, statt eines Themas.
3. Zehn Tage vorher: Fragen-Formular öffnen, auf Wunsch anonym. Erinnerung mit Link verschicken.
4. Eine Woche vorher: Folien sammeln, auf eine einheitliche, gut lesbare Form bringen. Probedurchlauf mit Zeitnahme.
5. Zwei Tage vorher: Technik testen – Stream, Ton, Mikrofon für den Saal, Chat-Moderation. Fragen sichten und sortieren.
6. Am Tag: 30 Minuten früher im Raum oder im Call. Eine Person moderiert, eine kümmert sich um Chat und Fragen, eine schreibt mit.
7. Am selben Tag danach: Nachbericht verschicken, offene Fragen mit Namen und Datum versehen.
8. Innerhalb von zwei Wochen: offene Fragen beantworten und kurz Rückmeldung zum Format einholen.

Eine Agenda mit Zeitblöcken, Kernbotschaft und Feldern für den Nachbericht findest du in der Vorlage fürs All-Hands-Meeting.

Fragen sammeln und gut beantworten

Die Fragerunde ist der Teil, an den sich die Leute erinnern – im Guten wie im Schlechten. Vor 80 Kolleg:innen traut sich kaum jemand, die Frage zu stellen, die wirklich beschäftigt. Deshalb kommen die meisten Fragen vorab über ein Formular, auf Wunsch anonym. Live-Fragen aus Saal und Chat ergänzen sie.

Beim Sortieren gilt: Häufige Fragen zuerst, unbequeme nicht aussortieren. Wenn fünf Leute anonym nach dem Gerücht über den Standort fragen, gehört genau diese Frage auf die Bühne. Nicht jede Frage lässt sich sofort beantworten. Ehrliche Sätze dafür:

• „Das wissen wir heute noch nicht. Wir entscheiden es bis Ende November und sagen es euch dann im Nachbericht.“
• „Dazu kann ich aus rechtlichen Gründen gerade nichts sagen. Sobald es geht, hört ihr es von uns zuerst.“
• „Die Frage betrifft vor allem das Lager. Frau Huber setzt sich nächste Woche mit dem Team zusammen.“
• „Gute Frage, die ich nicht aus dem Kopf beantworten will. Die Antwort steht bis Freitag im Nachbericht.“

Jede so vertagte Frage bekommt im Nachbericht einen Namen und ein Datum. Eine zugesagte Antwort, die nie kommt, kostet mehr Vertrauen als ein ehrliches „weiß ich nicht“.

Technik und Aufzeichnung

Bei hybriden All-Hands entscheidet der Ton, ob die Leute im Homeoffice dabei sind oder nur zusehen. Ein eigenes Mikrofon für Fragen aus dem Saal ist Pflicht, sonst hören die Zugeschalteten nur die Antworten. Folien brauchen große Schrift, weil viele am Laptop zusehen. Und eine Person liest den Chat mit und bringt Fragen von dort aktiv ein.

Soll das All-Hands aufgezeichnet werden – für Abwesende oder als Archiv –, muss das vorher klar angekündigt werden, und Fragen aus dem Publikum brauchen besondere Rücksicht: Wer eine kritische Frage stellt, will das selten auf Video für alle Zeiten. In Betrieben mit Betriebsrat lohnt es sich, Aufzeichnungen und KI-Werkzeuge vorher abzustimmen, siehe KI-Tools im Betrieb und Betriebsrat. Oft reicht statt eines Videos ein guter schriftlicher Nachbericht.

Beispiel: 45 Minuten bei Huber Haustechnik

Ein Installationsbetrieb mit 70 Leuten an drei Standorten, viele davon auf Baustellen. Das All-Hands findet quartalsweise um 7:15 Uhr statt, bevor die Teams ausrücken – im Lager des Hauptstandorts, die anderen Standorte per Videocall.

Bewusst nicht dabei: Umsatzzahlen pro Abteilung und Folien aus dem Controlling. Die stehen im Nachbericht für alle, die es genau wissen wollen.

Nach dem All-Hands

Der Nachbericht geht am selben Tag raus: die Kernbotschaft in einem Satz, drei bis fünf wichtigste Punkte, alle Fragen mit Antworten, offene Fragen mit Name und Datum, Link zu den Folien. Er ist für alle, die auf der Baustelle, im Urlaub oder in Teilzeit waren – und für alle, die zugehört, aber die Hälfte schon vergessen haben. Wie du so eine Zusammenfassung für Leute schreibst, die nicht dabei waren, zeigt Meeting-Zusammenfassung schreiben.

Einmal im Jahr lohnt sich eine kurze Umfrage zum Format: Ist der Rhythmus richtig, kommen die eigenen Fragen vor, ist der Termin zu lang? Wie du solche Rückmeldungen einholst und daraus Änderungen machst, steht in Feedback zu Meetings einholen.