Telefonate am PC: Aus jedem Softphone-Gespräch wird eine Notiz.
Wer über ein Softphone telefoniert, hat den Anruf schon am Computer – und damit alles, was noteit braucht. Du startest per Knopf oder Tastenkürzel, nach dem Auflegen liegt eine Gesprächsnotiz mit To-dos auf Deutsch bereit.
Anruf annehmen, Kürzel drücken, auflegen.
Softphones erkennt noteit nicht automatisch – egal, ob 3CX, Placetel, sipgate oder ein anderer Anbieter. Der Start per Tastenkürzel dauert eine Sekunde und geht schon im Starter-Paket.
Tastenkürzel merken
noteit läuft auf Windows oder Mac im Hintergrund. Mit dem Tastenkürzel startest und stoppst du, ohne das Softphone-Fenster zu verlassen.
Fragen, dann starten
Gleich nach der Begrüßung fragen, ob mitgeschrieben werden darf. Dann das Kürzel – noteit nimmt dich und dein Gegenüber auf getrennten Spuren auf.
Auflegen und stoppen
Kürzel noch einmal drücken. Kurz darauf ist die Notiz da, dem richtigen Kunden zugeordnet.
Die Telefonnotiz schreibt sich selbst.
Rückrufbitte, Reklamation, Terminabsprache: Am Telefon wird viel vereinbart und wenig festgehalten. noteit fasst jedes Gespräch zusammen – Anliegen, Vereinbarungen, offene Fragen und To-dos mit Fristen –, fertig zum Kopieren ins Ticket, ins Notizfeld deines CRM oder in die Mail.
Bei Beträgen, Kundennummern und Namen lohnt ein kurzer Blick, bevor du die Notiz weitergibst.
- Die Wallbox in der Garage lädt seit einem Update nur noch mit halber Leistung
- Das Fehlerprotokoll deutet auf einen Defekt am Lademodul
- Herr Köck ist Montag bis Mittwoch tagsüber nicht zu Hause
- Tausch auf Garantie, ohne Anfahrtskosten
- Ersatzgerät beim Großhandel bestellen – Sandra, bis heute
- Termin am Donnerstag oder Freitag bestätigen – Herr Köck, bis morgen
Beim nächsten Anruf weißt du Bescheid.
Ruft dieselbe Kundin eine Woche später wieder an, zählt eine lückenlose Historie. Mit Pro fragst du Claude „Brief mich zu …“ und bekommst alle Telefonate und Meetings mit ihr zusammengefasst – samt dem, was du ihr zugesagt hast.
Keine Änderung an der Telefonanlage.
Ein Mitschnitt in der Telefonanlage braucht oft Admin-Rechte, Speicherplatz und eine Freigabe. noteit läuft daneben auf deinem Rechner und braucht nichts davon. Für die Anruferin ändert sich technisch nichts – deshalb sagst du am Anfang selbst, dass du mitschreiben lässt.
Mitschnitt der Telefonanlage oder noteit?
Viele Telefonanlagen zeichnen Gespräche selbst auf, manche transkribieren und fassen inzwischen auch zusammen – bei 3CX etwa über einen Anbieter, den der Admin auswählt, in der sipgate App über KI-Funktionen, die man in den Einstellungen aktiviert. Was du nutzen kannst, hängt von Anbieter, Tarif und Einrichtung ab.
| Funktionen der Telefonanlage | noteit | |
|---|---|---|
| Einrichtung | Je nach Anlage durch den Admin oder in den Einstellungen | App installieren und anmelden |
| Anbieterwechsel | Die Funktionen gehören zur jeweiligen Anlage | Funktioniert mit jedem Softphone, das am Rechner läuft |
| Ergebnis | Audiodatei, je nach Anlage zusätzlich Transkript oder Zusammenfassung | Gesprächsnotiz mit To-dos, Transkript mit Zeitstempeln |
| Gespeichert | Beim Anbieter bzw. auf dem eigenen Server | Transkript in Frankfurt, Audio nach der Transkription gelöscht |
| Andere Gespräche | Nur Telefonate über die Anlage | Auch Teams, Zoom, Meet & Co. – alles im selben Kunden-Ordner |
| Start | Je nach Einstellung automatisch oder per Klick | Per Knopf oder Tastenkürzel |
Damit Telefonnotizen stimmen.
Mit welchen Softphones funktioniert noteit?
Mit Softphones, die als Programm am Windows-PC oder Mac laufen, etwa von 3CX, Placetel oder sipgate. noteit nimmt dein Mikrofon und den Ton aus dem Lautsprecher auf, der Anbieter spielt keine Rolle.
Startet die Aufnahme bei Anrufen automatisch?
Nein. Automatisch erkannt werden Teams, Zoom, Discord, Slack, Webex, WhatsApp, Signal und Telegram, am Mac auch FaceTime. Telefonierst du über Teams, gilt das auch für Anrufe – siehe Teams-Telefonie.
Kann ich Handy-Telefonate mitschreiben?
Nein, normale Handy-Telefonate nicht, und eine App fürs Handy gibt es nicht. Läuft das Gespräch über das Softphone am Rechner, geht es.
Und wenn mein Softphone im Browser läuft?
Dann startest du in der noteit-App per Knopf oder direkt auf noteit.at unter „Meine Meetings“ mit „Online-Meeting“ und teilst den Tab des Softphones mit Ton.
Darf ich Telefonate einfach aufnehmen?
Nur, wenn dein Gegenüber Bescheid weiß und einverstanden ist – in Österreich ist § 120 StGB, in Deutschland § 201 StGB einschlägig. Mehr im Ratgeber; keine Rechtsberatung.
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