Vierzehn Anträge, eine Sitzung – und jede Entscheidung bleibt begründet.
Der Beirat tagt dreimal im Jahr, die Tagesordnung ist lang, die Mitglieder sind ehrenamtlich. noteit schreibt Vorstands- und Beiratssitzungen mit, damit die Geschäftsstelle Förderentscheidungen und ihre Gründe sauber festhalten kann.
Wo die Stiftungsarbeit an der Dokumentation hängt.
Acht Projekte gefördert, sechs abgelehnt. Wenn ein abgelehnter Verein nachfragt, warum, steht im Protokoll nur „nicht förderfähig“ – die eigentliche Diskussion ist verloren.
Zwischen zwei Sitzungen liegen Monate. Was beim letzten Mal zum Schwerpunkt Leseförderung oder zur Anlagerichtlinie besprochen wurde, muss die Geschäftsstelle mühsam aus Notizen rekonstruieren.
Ein Beiratsmitglied ist im Vorstand eines antragstellenden Vereins. Dass es sich bei der Abstimmung enthalten hat, sollte nachvollziehbar sein – im Eifer der Sitzung wird es leicht vergessen.
Entscheidungen samt Gründen, Aufgaben der Geschäftsstelle.
Nach der Sitzung liegt eine Zusammenfassung bereit: besprochene Anträge, Empfehlungen und Beschlüsse, die genannten Gründe, offene Fragen und Aufgaben mit Fristen. Daraus wird mit wenig Aufwand das Sitzungsprotokoll.
Beträge, Abstimmungsergebnisse und Befangenheiten prüft die Geschäftsstelle am Transkript. Die KI kann Fehler machen – bei Förderentscheidungen muss jedes Detail stimmen.
- 14 Anträge eingegangen, 112.000 € beantragt bei 60.000 € Fördervolumen
- Schwerpunkt Leseförderung: drei Projekte aus Volksschulen besonders überzeugend
- Antrag für ein Theaterprojekt überschreitet die Förderhöchstgrenze
- Empfehlung an den Vorstand: acht Projekte mit zusammen 58.500 €
- Frau Dr. Berger nimmt wegen Befangenheit an der Abstimmung zum Leseverein nicht teil
- Absagen mit kurzer Begründung formulieren – Geschäftsstelle, bis 30. 11.
- Finanzplan des Theaterprojekts nachfordern – Geschäftsstelle, bis Freitag
- Empfehlung in der Vorstandssitzung beschließen – Vorstand, bis Dezembersitzung
„Was haben wir dem Leseverein bisher gefördert?“
Mit der Anbindung an Claude fragst du über alle Sitzungen und Gespräche hinweg: Welche Projekte eines Antragstellers wurden schon besprochen, was wurde zum Förderschwerpunkt beschlossen, was hat die Bank zur Anlagerichtlinie gesagt?
Ordner legst du nach Gremium, Förderschwerpunkt oder Antragsteller an. Das hilft beim Jahresbericht und wenn neue Mitglieder in Vorstand oder Beirat kommen.
Diskrete Sitzungen, kein fremder Teilnehmer.
noteit tritt dem Call nicht bei, sondern nimmt auf dem Rechner der Geschäftsstelle auf. Tagt ihr im Sitzungszimmer, nimmst du im Browser über „Gespräch vor Ort“ auf; die Stimmen werden automatisch getrennt, bei größeren Runden weniger zuverlässig.
Das Audio wird gelöscht, sobald das Transkript fertig ist. Legt im Gremium einmal fest, dass Sitzungen für das Protokoll mitgeschrieben werden dürfen.
Vertrauliche Beratungen, sensible Anträge.
In Stiftungsgremien geht es um Vermögen, Förderentscheidungen und manchmal um persönliche Lebensumstände – etwa bei Stipendien oder Unterstützungen für Einzelpersonen. Solche Einzelfälle besprecht ihr besser ohne Aufnahme. noteit überträgt das Audio verschlüsselt, lässt es in der EU transkribieren und löscht es danach sofort; Transkripte liegen in Frankfurt.
Wie Beschlüsse dokumentiert werden müssen, ergibt sich aus Stiftungserklärung bzw. Satzung, Geschäftsordnung und dem jeweiligen Stiftungsrecht in Österreich oder Deutschland. Diese Pflichten bleiben bei euch – noteit liefert den Entwurf. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag gibt es auf Anfrage.
So schützen wir deine GesprächeKlein anfangen, mitwachsen.
Starter ist für immer gratis. Pro und Team testest du 7 Tage kostenlos – monatlich kündbar.
Ist die Zusammenfassung schon das Sitzungsprotokoll?
Nein, sie ist ein Entwurf. Anwesenheit, Beschlussfähigkeit, genaue Beschlusstexte und Unterschriften ergänzt und prüft die Geschäftsstelle nach euren Vorgaben.
Können wir Gespräche mit unserer Bank oder dem Vermögensverwalter aufnehmen?
Ja, wenn alle Beteiligten einverstanden sind. Die Zusammenfassung hält fest, was zu Anlagerichtlinie, Erträgen und Ausschüttung gesagt wurde – ersetzt aber keine schriftlichen Berichte der Bank.
Hilft das auch bei Vorgesprächen mit Antragstellern?
Ja. Was im Vorgespräch zu Projektidee, Finanzplan und Fristen besprochen wurde, steht danach in der Notiz – und Claude findet es vor der Beiratssitzung wieder.
Unsere Mitglieder sprechen teils Englisch. Geht das?
Nein, noteit transkribiert derzeit nur Deutsch. Englische Beiträge werden nicht sauber erkannt.
Was kostet noteit für eine Geschäftsstelle?
Pro kostet 14 € im Monat oder 120 € im Jahr mit 25 Stunden. Arbeiten mehrere Personen in der Geschäftsstelle, gibt es das Team-Paket ab 2 Personen um 24 € pro Person (jährlich 19 €).
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