„Die Umschichtung geht in Ordnung“ – und danach steht es im Protokoll.
Abstimmung mit der Förderstelle, Partnertreffen im Projektverbund, Jour fixe im Team: In NGOs hängen Budgets und Berichte an dem, was in Calls gesagt wurde. noteit schreibt mit und hält Zusagen, Fristen und Aufgaben fest.
Wo gemeinnützige Projektarbeit an der Dokumentation hängt.
Die Referentin sagt im Call, dass eine kostenneutrale Verlängerung kein Problem sei. Bei der Abrechnung ein Jahr später ist sie in Karenz bzw. Elternzeit, und niemand weiß mehr, was genau besprochen war.
Fünf Organisationen, sechs Arbeitspakete, ein gemeinsamer Zwischenbericht. Wer bis wann welche Zahlen liefert, verschwimmt nach jedem Partner-Call ein bisschen mehr.
Viele Stellen sind an Projektlaufzeiten gebunden. Geht die Projektleitung, geht ihr Wissen über Absprachen mit Fördergebern und Partnern oft mit.
Was die Förderstelle gesagt hat – mit Datum und Frist.
Nach dem Call liegt eine Zusammenfassung bereit: Auskünfte zu Fristen, förderfähigen Kosten und Berichtspflichten, Entscheidungen und Aufgaben mit Zuständigen und Fristen. Das Transkript mit Zeitstempeln bleibt daneben, falls es später auf den genauen Wortlaut ankommt.
Wichtig: Eine mündliche Auskunft ersetzt keine schriftliche Bestätigung. Nutze die Notiz, um die Zusage danach per Mail bestätigen zu lassen.
- Kostenneutrale Verlängerung um drei Monate grundsätzlich möglich, Antrag bis 31. 1.
- Umschichtung von 2.400 € von Sach- zu Personalkosten muss schriftlich begründet werden
- Im Zwischenbericht sollen Teilnehmende mit Abschluss getrennt nach Standort ausgewiesen werden
- Verlängerung bis Ende September wird beantragt
- Auskunft zur Umschichtung per Mail bestätigen lassen – Projektleitung, bis Freitag
- Teilnehmendenzahlen nach Standort aufbereiten – Monitoring, bis 15. 12.
- Verlängerungsantrag mit Begründung einreichen – Projektleitung, bis 31. 1.
„Brief mich zum Projekt Lernbrücke – was gilt bei der Förderstelle?“
Mit der Anbindung an Claude fragst du über alle Calls zu einem Projekt oder Fördergeber hinweg: Welche Auskünfte gab es zu Umschichtungen, welche Indikatoren will der Fördergeber sehen, was haben die Partner zugesagt?
Im Team-Paket sieht auch die Nachfolge in der Projektleitung die geteilten Calls – die Übergabe hängt nicht mehr an einem Ordner voller Notizen.
Kein Bot im Gespräch mit dem Ministerium.
noteit tritt dem Teams- oder Zoom-Call nicht bei, sondern nimmt auf deinem Rechner auf. Für Fördergeber ändert sich technisch nichts – ein kurzer Hinweis zu Beginn, dass du mitschreiben lässt, gehört trotzdem dazu.
Treffen vor Ort nimmst du im Browser über „Gespräch vor Ort“ auf. Den Ton löscht noteit direkt nach der Transkription.
Klient:innen schützen, Projektarbeit dokumentieren.
noteit passt für Projekt-, Partner- und Fördergeber-Calls. Gespräche mit Klient:innen – etwa in Beratung, Wohnungslosenhilfe oder Arbeit mit Geflüchteten – berühren oft Gesundheit, Herkunft oder Religion, also besonders geschützte Daten nach Art. 9 DSGVO. Solche Gespräche nimmst du nicht auf, und in Projekt-Calls sprichst du über Fälle nur ohne Namen.
Technisch wird das Audio verschlüsselt übertragen, in der EU transkribiert und danach sofort gelöscht; Transkripte und Zusammenfassungen liegen in Frankfurt. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag gibt es auf Anfrage.
So schützen wir deine GesprächeKlein anfangen, mitwachsen.
Starter ist für immer gratis. Pro und Team testest du 7 Tage kostenlos – monatlich kündbar.
Unser EU-Projekt hat Partner aus mehreren Ländern. Geht das?
Nur für deutschsprachige Calls. noteit transkribiert derzeit nur Deutsch, englische Partnertreffen werden nicht sauber erkannt.
Ersetzt die Notiz eine schriftliche Zusage des Fördergebers?
Nein. Sie hilft dir, nichts zu vergessen und gezielt nachzufragen. Verbindlich ist, was der Fördergeber schriftlich bestätigt – lass wichtige Auskünfte deshalb per Mail bestätigen.
Gibt es einen Rabatt für gemeinnützige Organisationen?
Nein, es gelten die normalen Preise: Starter gratis mit 3 Stunden im Monat, Pro 14 € im Monat oder 120 € im Jahr, Team 24 € pro Person und Monat (jährlich 19 €).
Können wir Gespräche mit Großspender:innen aufnehmen?
Ja, wenn die Person einverstanden ist. Frag offen, ob mitgeschrieben werden darf – manche schätzen, dass ihre Wünsche zur Mittelverwendung genau festgehalten werden, andere wollen das nicht.
Hilft das beim Schreiben von Zwischen- und Endberichten?
Ja. Mit Claude fragst du über alle Projekt-Calls hinweg nach Meilensteinen, Problemen und Lösungen. Zahlen und Belege kommen weiter aus eurem Monitoring und eurer Buchhaltung.
Dein nächster Call
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