Sprachregelung, Sperrfrist, Zitatfreigabe – alles im Protokoll.
In der PR entscheidet oft ein einziges Wort. noteit schreibt Abstimmungen mit Geschäftsführung und Kommunikationsabteilung mit, damit du genau weißt, welche Formulierung freigegeben ist und ab wann eine Meldung raus darf.
Wo in der PR-Arbeit Missverständnisse entstehen.
Im Call wurde das Zitat der Geschäftsführerin noch umformuliert. In der Presseaussendung landet trotzdem die alte Version – weil die Änderung nur mündlich besprochen war.
„Aber bitte nicht vor Dienstag, 10 Uhr.“ Ein Satz, der beiläufig fällt und an dem die ganze Medienarbeit hängt.
Im Vorbereitungs-Call fürs Interview werden kritische Fragen durchgespielt. Die vereinbarten Antworten stehen später nur halb im Briefing.
Freigaben mit Wortlaut, Fristen mit Uhrzeit.
Nach dem Call fasst noteit zusammen: Kernbotschaften, freigegebene Formulierungen, Sperrfristen, geplante Medienkontakte, offene Fragen. To-dos haben Namen und Datum – etwa wer die finale Pressemitteilung bis wann bekommt.
Wenn es aufs genaue Wort ankommt, ist das Transkript mit Zeitstempeln die Referenz. Kritische Stellen markierst du schon im Gespräch mit einem ★.
- Neuer Produktionsstandort im Nachbarbezirk, 40 neue Arbeitsplätze bis Ende 2027
- Zitat von Geschäftsführerin Leitner gekürzt, Fokus auf die Region statt auf die Investitionssumme
- Lokale Medien bekommen einen eigenen Fototermin auf der Baustelle
- Sperrfrist für die Pressemitteilung: Dienstag, 20. 10., 10 Uhr
- Die Investitionssumme wird nicht genannt
- Fotos vom Grundstück und Visualisierung des Neubaus liefern – Herr Huber (Marketing), bis 14. 10.
- Finale Pressemitteilung mit gekürztem Zitat zur Freigabe schicken – Agentur, bis 15. 10.
„Was dürfen wir zum neuen Standort sagen?“
Bei laufenden Themen fragst du Claude nach der abgestimmten Linie: Was wurde in früheren Calls zur Sprachregelung entschieden, welche Fragen sollen unbeantwortet bleiben, welche Medien sind schon informiert? Claude antwortet aus deinen Meetings mit dem Kunden.
Vertrauliche Vorab-Infos ohne Zusatzteilnehmer.
Wenn dir ein Kunde vorab von Übernahme, Standortschließung oder Produktrückruf erzählt, gehört kein Bot in den Call. noteit nimmt auf deinem Rechner auf, ohne dem Meeting beizutreten. Ob mitgeschrieben wird, sprichst du am Anfang offen an.
Vor der Veröffentlichung ist alles vertraulich.
PR-Agenturen erfahren Dinge, bevor sie öffentlich sind – manchmal heikel, manchmal mit Folgen für den Ruf eines Unternehmens. noteit überträgt das Audio verschlüsselt, lässt es im EU-Rechenzentrum transkribieren und löscht es danach sofort. Transkript und Zusammenfassung liegen in Frankfurt, die Aufnahme bleibt auf deinem Rechner.
Einen Auftragsverarbeitungsvertrag bekommst du auf Anfrage. Bei besonders sensiblen Themen entscheidest du gemeinsam mit dem Kunden, ob überhaupt mitgeschrieben wird.
So schützen wir deine GesprächeKlein anfangen, mitwachsen.
Starter ist für immer gratis. Pro und Team testest du 7 Tage kostenlos – monatlich kündbar.
Kann ich Interviews meiner Kunden mit Journalist:innen mitschreiben lassen?
Nur, wenn alle Beteiligten – auch die Journalistin oder der Journalist – Bescheid wissen und einverstanden sind. Für die Nachbereitung ist die Mitschrift dann sehr hilfreich.
Ist das Transkript genau genug für Zitate?
Es ist eine gute Grundlage, aber KI kann Fehler machen. Zitate prüfst du vor der Freigabe am Transkript und lässt sie dir vom Kunden bestätigen.
Funktioniert noteit bei Calls auf Englisch?
Derzeit nicht zuverlässig – transkribiert wird nur Deutsch. Für deutschsprachige Abstimmungen, auch mit Dialekt, funktioniert es gut.
Gibt es eine Verbindung zu unserem Medienverteiler?
Nein. Du kopierst die Zusammenfassung und arbeitest in deinen gewohnten Tools weiter.
Wie teilen wir Abstimmungen im Agenturteam?
Mit dem Team-Paket teilt ihr Meetings, und die Kunden-Akten gelten fürs ganze Team. Wer ein Gespräch privat halten will, nutzt den Schalter „Nur für dich“.
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