Audit-Interview geführt, Feststellungen notiert – ohne nachzutippen.
Du fragst die Personalabteilung, wo Bewerbungen landen und wann sie gelöscht werden – und notierst nebenbei Systeme, Fristen und Lücken. noteit schreibt das Audit-Interview mit und ordnet danach Feststellungen, Maßnahmen und offene Fragen.
Wo die Arbeit als Datenschutzbeauftragte:r an der Dokumentation hängt.
Welches Tool, welche Daten, welcher Auftragsverarbeiter, welche Löschfrist: Im Audit-Gespräch fallen in einer Stunde Dutzende Fakten. Mitschreiben und gleichzeitig nachhaken gelingt selten vollständig.
Die Fachabteilung fragt, ob das neue Bewerbermanagement eine Datenschutz-Folgenabschätzung braucht. Deine Einschätzung gibst du im Call – schriftlich festgehalten wird sie oft nicht.
Im Audit vereinbart, im Verarbeitungsverzeichnis nachzutragen, beim Folgeaudit wieder offen. Ohne Liste mit Namen und Fristen bleibt vieles liegen.
Feststellungen und Maßnahmen, direkt nach dem Interview.
Nach dem Gespräch liefert noteit eine Zusammenfassung: besprochene Verarbeitungen, genannte Systeme und Dienstleister, Löschfristen, festgestellte Lücken und vereinbarte Maßnahmen mit Verantwortlichen. Daraus wird dein Auditbericht oder der Vermerk zur Beratung.
Bewertung und Empfehlung schreibst du selbst. Was die Fachabteilung wörtlich gesagt hat, findest du im Transkript mit Zeitstempel.
- Bewerbungen kommen über das Online-Portal und per Mail; Mail-Bewerbungen werden zusätzlich auf einem Netzlaufwerk abgelegt
- Für abgelehnte Bewerbungen gibt es keine einheitliche Löschfrist
- Neues Zeiterfassungssystem seit Juni, im Verarbeitungsverzeichnis noch nicht eingetragen
- Für abgelehnte Bewerbungen wird eine einheitliche Löschfrist festgelegt
- Ablage auf dem Netzlaufwerk auflösen, Bewerbungen nur noch im Portal – Frau Gruber (HR), bis 31. 12.
- Eintrag Zeiterfassung im Verarbeitungsverzeichnis entwerfen, Auftragsverarbeitungsvertrag prüfen – Datenschutzbeauftragter, bis 15. 12.
„Was ist beim Autohaus Berger seit dem letzten Audit offen?“
Extern betreust du viele Unternehmen, intern viele Abteilungen. Pro Mandant oder Bereich ein Ordner: Vor dem Folgetermin fragst du Claude nach offenen Maßnahmen, früheren Empfehlungen und Zusagen. Die Antwort stützt sich auf deine eigenen Meetings.
Ein Werkzeug, dessen Datenwege du kennst.
noteit tritt keinem Meeting bei, sondern nimmt auf deinem Rechner auf. Das Audio wird verschlüsselt übertragen, von Deepgram in einem EU-Rechenzentrum transkribiert und danach sofort gelöscht. Transkript und Zusammenfassung liegen bei Supabase in Frankfurt, die Zusammenfassung schreibt Claude von Anthropic. Mehr unter Sicherheit.
Deine Verschwiegenheit – und deine Prüfmaßstäbe.
Als Datenschutzbeauftragte:r bist du an Geheimhaltung und Vertraulichkeit gebunden (Art. 38 Abs. 5 DSGVO; in Österreich § 5 DSG, in Deutschland § 6 Abs. 5 bzw. § 38 Abs. 2 BDSG) – besonders, was die Identität von Personen betrifft, die sich an dich wenden. Vertrauliche Gespräche mit Beschäftigten nimmst du daher am besten gar nicht auf.
Für Audits und Beratungen gilt: nur mit Einverständnis aller Beteiligten. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag bekommst du auf Anfrage, die technischen Angaben stehen unter Sicherheit. Externe Zertifikate hat noteit nicht – ob der Einsatz zu deinem Mandanten passt, bewertest du selbst.
So schützen wir deine GesprächeKlein anfangen, mitwachsen.
Starter ist für immer gratis. Pro und Team testest du 7 Tage kostenlos – monatlich kündbar.
Braucht der Einsatz von noteit eine Datenschutz-Folgenabschätzung?
Das hängt vom konkreten Einsatz ab und ist die Bewertung des Verantwortlichen, die du begleitest. Der Ratgeber DSFA für KI-Notetaker zeigt, worauf es ankommt – keine Rechtsberatung.
Welche Dienstleister sind beteiligt?
Transkription durch Deepgram in einem EU-Rechenzentrum, Speicherung bei Supabase in Frankfurt, Zusammenfassung durch Claude von Anthropic. Die vollständigen Angaben stehen im Auftragsverarbeitungsvertrag, den du auf Anfrage bekommst.
Wird das Audio gespeichert?
Mit der Desktop-App bleibt die Aufnahme auf deinem Rechner. Für die Transkription wird sie ohne Sprechpausen verschlüsselt hochgeladen und danach sofort gelöscht; Transkript und Zusammenfassung bleiben in Frankfurt gespeichert.
Nutzt Anthropic die Inhalte zum Training?
Nein. Claude schreibt die Zusammenfassung, Anthropic nutzt die Inhalte nicht zum Training.
Kann ich Audit-Interviews vor Ort aufnehmen?
Ja, im Browser mit „Gespräch vor Ort“ über das Mikrofon, auch am Handy. Bei mehreren Personen am Tisch ist die Zuordnung der Stimmen weniger sicher als im Call.
Dein nächster Call
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