Compliance lebt von Nachweisen – auch aus Besprechungen.
Im Compliance-Komitee wird die Geschenke-Richtlinie überarbeitet, im Risiko-Workshop nennt der Vertrieb einen neuen Partner in Südostasien. noteit schreibt mit und hält fest, was beschlossen wurde, wer welche Maßnahme bis wann umsetzt und was offen ist.
Wo Compliance-Arbeit an der Dokumentation hängt.
Das Komitee hat eine Maßnahme beschlossen. Fragt die Prüfung, wann, von wem und mit welcher Begründung, sucht ihr in Mails und Kalendereinträgen.
Für die jährliche Risikoanalyse sprichst du mit Einkauf, Vertrieb und Tochtergesellschaften. Die Antworten stehen in fünf Notizformaten – oder nur in deinem Kopf.
„Die Schulung für den Außendienst organisieren wir bis zum Sommer.“ Ob sie stattgefunden hat, fällt oft erst beim nächsten Vorfall auf.
Beschlüsse, Begründungen, Maßnahmen – sauber getrennt.
Nach der Sitzung liefert noteit eine Zusammenfassung: besprochene Themen, Entscheidungen, offene Fragen und Maßnahmen mit Verantwortlichen und Fristen. Daraus wird der Protokollentwurf für das Komitee oder der Eintrag im Maßnahmenplan.
Beschlussformulierungen prüfst du am Transkript. Für den Nachweis zählt, was beschlossen wurde – nicht, wie die KI es zusammengefasst hat.
- Zwei Meldungen über das Hinweisgebersystem im Quartal, beide abgeschlossen
- Neuer Vertriebspartner in Südostasien: Integritätsprüfung noch nicht abgeschlossen, Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten fehlen
- Geschenke-Richtlinie: Wertgrenze und Meldeweg sollen einfacher werden
- Zusammenarbeit mit dem Vertriebspartner erst nach abgeschlossener Prüfung
- Neue Fassung der Geschenke-Richtlinie geht in die Abstimmung mit dem Betriebsrat
- Integritätsprüfung Vertriebspartner abschließen und berichten – Frau Huber, bis 15. 12.
- Entwurf Geschenke-Richtlinie an den Betriebsrat schicken – Compliance, bis 30. 11.
- Schulungstermine für den Außendienst festlegen – Vertriebsleitung, bis Ende Jänner/Januar
„Was haben wir zum Vertriebspartner in Südostasien beschlossen?“
Pro Thema, Gesellschaft oder Projekt ein Ordner: Mit der Anbindung an Claude fragst du über alle Sitzungen hinweg, wann ein Risiko erstmals besprochen wurde, welche Prüfungen vereinbart waren und was davon erledigt ist. Hilfreich vor dem Jahresbericht an Vorstand oder Geschäftsführung.
Vertrauliche Runden ohne fremden Teilnehmer.
noteit tritt dem Teams- oder Zoom-Call nicht bei, sondern nimmt auf deinem Rechner auf. In Pro startet die Aufnahme automatisch, sobald ein unterstütztes Desktop-Programm das Mikrofon nutzt; Calls im Browser startest du per Knopf. Zu Beginn sagst du, dass mitgeschrieben wird.
Hinweisgeberschutz geht vor Bequemlichkeit.
Gespräche mit Hinweisgebenden sind ein Sonderfall: Ihre Identität ist besonders geschützt, und eine Tonaufzeichnung oder ein Wortprotokoll ist nur mit ihrer Einwilligung vorgesehen – in Deutschland nach § 11 HinSchG, in Österreich nach § 9 HSchG. Ob dafür ein Werkzeug außerhalb eures Hinweisgebersystems passt, entscheidet ihr bewusst. Gedacht ist noteit für Komitee-Sitzungen, Workshops und Abstimmungen.
Technisch: Audio verschlüsselt übertragen, in der EU transkribiert und danach sofort gelöscht, Transkripte und Zusammenfassungen in Frankfurt, Auftragsverarbeitungsvertrag auf Anfrage. Für den Einsatz im Betrieb kann der Betriebsrat mitzureden haben (§ 96/§ 96a ArbVG bzw. § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).
So schützen wir deine GesprächeKlein anfangen, mitwachsen.
Starter ist für immer gratis. Pro und Team testest du 7 Tage kostenlos – monatlich kündbar.
Kann ich Gespräche mit Hinweisgebenden aufnehmen?
Nur mit deren Einwilligung, und das Gesetz knüpft daran eigene Regeln (§ 11 HinSchG, § 9 HSchG). Prüft vorab, ob ein externes Tool zu eurer Meldestelle und ihrem Vertraulichkeitsgebot passt – das ist keine Rechtsberatung.
Eignet sich noteit für Befragungen in internen Untersuchungen?
Nur mit Vorsicht. Solche Gespräche haben eigene Spielregeln – Belehrung, oft anwaltliche Begleitung, unter Umständen der Betriebsrat. Aufnehmen nur, wenn alle ausdrücklich zustimmen und es zu eurem Untersuchungskonzept passt.
Reicht die Zusammenfassung als Nachweis für die Prüfung?
Sie ist eine gute Grundlage. Das freigegebene Protokoll erstellt ihr weiterhin selbst – geprüft und in eurer eigenen Ablage.
Wie bleiben vertrauliche Themen im Team getrennt?
Im Team-Paket teilt ihr nur, was ihr teilen wollt. Einzelne Meetings bleiben per Schalter „Nur für dich“ privat, Meetings anderer sind nur lesbar.
Funktioniert noteit bei Calls mit Tochtergesellschaften auf Englisch?
Nein, die Transkription funktioniert derzeit nur auf Deutsch. Englischsprachige Runden werden nicht sauber erfasst.
Dein nächster Call
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