Das Protokoll ist fertig, bevor die Geschäftsführung danach fragt.
Jour fixe am Montag, Bankgespräch am Dienstag, Gesellschafter-Call am Donnerstag – und überall schreibst du mit. noteit übernimmt die Mitschrift, du prüfst, ergänzt und verschickst. Bleibt Zeit für das, was nur du kannst.
Was die Protokollführung in der Assistenz so zäh macht.
Wer protokolliert, kann kaum nachhaken. Und genau die Rückfrage „Bis wann genau?“ fehlt dann im Protokoll – und im Kalender der Verantwortlichen.
Zwischen Terminkoordination, Reiseplanung und Anfragen bleibt das Protokoll vom Vormittag liegen. Bis es draußen ist, haben die Bereichsleitungen schon zweimal nachgefragt.
Vor dem nächsten Jour fixe will die Geschäftsführung wissen, was aus den To-dos der letzten Runde geworden ist. Ohne saubere Liste blätterst du durch fünf Word-Dateien.
Du bekommst einen Entwurf statt einer leeren Seite.
Nach dem Termin liegt eine Zusammenfassung mit Stichpunkten, Entscheidungen, offenen Fragen und To-dos samt Verantwortlichen und Fristen bereit. Du übernimmst sie in euer Protokollformat, korrigierst, was die KI falsch verstanden hat, und schickst es aus.
Für Besprechungen im Raum gibt es im Browser „Gespräch vor Ort“: Laptop auf den Tisch, Aufnahme per Klick. Das passt für kleine Runden – wenn zehn Leute durcheinanderreden, wird die Zuordnung der Stimmen unsicher.
- Auftragseingang Oktober unter Plan, Vertrieb erwartet Aufholung durch zwei Großprojekte im Dezember
- Neue Lagerhalle: Baubeginn verschiebt sich auf März, die Förderzusage liegt vor
- Weihnachtsfeier am 12. 12., Budget wie im Vorjahr
- Recruiting für die zweite Stelle im Innendienst startet sofort
- Preisanpassung für Bestandskunden ab 1. Jänner/Januar um 3 %
- Preisanpassung an Bestandskunden kommunizieren – Fr. Gruber (Vertrieb), bis 20. 11.
- Stellenausschreibung Innendienst freigeben – Geschäftsführung, bis Freitag
- Termin mit dem Bauunternehmen für März fixieren – Assistenz, bis KW 46
„Was ist aus den To-dos vom letzten Jour fixe geworden?“
Mit der Anbindung an Claude fragst du über alle Termine hinweg: offene Punkte aus der Geschäftsleitungsrunde, Zusagen an die Bank, was mit dem Steuerberater vereinbart wurde.
Vor einem wichtigen Termin stellst du mit „Brief mich zu …“ die Historie zusammen – als Vorbereitung für dich oder als Briefing für deine Chefin.
Unauffällig auch in heiklen Terminen.
noteit nimmt auf deinem Rechner auf und erscheint in keiner Teilnehmerliste. Gesellschafter, Bank oder Kunden sehen keinen fremden Gast – sie hören nur deinen kurzen Hinweis, dass mitgeschrieben wird.
Nach der Transkription wird das Audio gelöscht. Vertrauliche Termine schaltest du im Team-Paket auf „Nur für dich“.
Was in der Chefetage besprochen wird, bleibt dort.
Zahlen, Personalfragen, Gespräche mit Bank und Gesellschaftern: Gesprochenes wird verschlüsselt übertragen, in der EU transkribiert und das Audio danach gelöscht. Transkripte und Zusammenfassungen liegen in Frankfurt, Anthropic trainiert nicht mit den Inhalten.
Wer am Tisch oder im Call sitzt, muss wissen, dass mitgeschrieben wird. Kläre mit der Geschäftsführung, welche Termine aufgenommen werden – und ob im Betrieb der Betriebsrat einzubinden ist.
So schützen wir deine GesprächeKlein anfangen, mitwachsen.
Starter ist für immer gratis. Pro und Team testest du 7 Tage kostenlos – monatlich kündbar.
Kann ich Besprechungen im Konferenzraum aufnehmen?
Ja, im Browser über „Gespräch vor Ort“ mit dem Mikrofon deines Laptops. Am besten klappt das in kleineren Runden und ruhigen Räumen; bei vielen Stimmen ist die Zuordnung, wer was gesagt hat, weniger zuverlässig.
Muss ich selbst im Termin dabei sein?
noteit nimmt auf dem Rechner auf, auf dem der Call läuft. Telefoniert die Geschäftsführerin allein, startet sie die Aufnahme auf ihrem Rechner – im Team-Paket teilt sie das Meeting dann mit dir.
Bleibt unser Protokollformat erhalten?
noteit liefert Stichpunkte, Entscheidungen und To-dos. Die kopierst du in eure eigene Vorlage, etwa die Vorlage Geschäftsleitungssitzung.
Werden Namen von Kunden und Projekten richtig geschrieben?
Trag sie in Pro einmal ins Wörterbuch ein, dann stimmen sie in jedem Transkript. Gegenlesen solltest du das Protokoll trotzdem, bevor es rausgeht.
Was kostet das, wenn Chefin und Assistenz es nutzen?
Im Team-Paket 24 € pro Person und Monat, bei jährlicher Zahlung 19 €. Meetings teilt ihr in einem gemeinsamen Bereich.
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