Bot oder Desktop-App: Circleback kann beides
Circleback verbindet sich mit Google- oder Outlook-Kalender, erkennt anstehende Termine und kann ihnen mit einem Bot beitreten. Wer keinen zusätzlichen Teilnehmer im Call haben möchte, nutzt laut Website die Desktop-App für Mac und Windows: Sie nimmt Meetings auf dem Rechner auf, ohne dass etwas dem Call beitritt. Der Unterschied „Bot oder kein Bot“ fällt beim Vergleich mit noteit also kleiner aus, als man vermuten würde.
noteit kennt nur den Weg über den eigenen Rechner. Mikrofon und Ton des Gegenübers landen auf zwei getrennten Spuren, deshalb ist immer klar, was du gesagt hast und was die andere Seite. Im Pro-Paket startet die Aufnahme von selbst, sobald Teams, Zoom, Webex, Slack, Discord, WhatsApp, Signal oder Telegram das Mikrofon nutzen. Calls im Browser nimmst du per Knopf oder Tastenkürzel auf. Was du beim Aufnehmen ohne sichtbaren Bot beachten solltest, steht im Ratgeber Meeting aufnehmen ohne Bot.
Sprachen, Speicherort und was mit den Aufnahmen passiert
Circleback deckt laut FAQ mehr als hundert Sprachen ab. Wenn bei dir das Projekt-Update auf Deutsch läuft und der Call mit dem Partner in Amsterdam auf Englisch, kommt Circleback mit beidem zurecht. noteit nicht: Es transkribiert ausschließlich Deutsch, englische Gespräche werden nicht sauber erfasst.
Beim Datenstandort gehen die beiden getrennte Wege. Circleback schreibt in der Datenschutzerklärung, dass der Dienst in den USA betrieben wird, und beruft sich für Übermittlungen auf das EU-U.S. Data Privacy Framework. Aufnahmen bleiben je nach Plan ein Jahr, zwei Jahre oder unbegrenzt gespeichert. Bei noteit liegen Transkript und Zusammenfassung in Frankfurt; das Audio wird im EU-Rechenzentrum von Deepgram transkribiert und danach sofort gelöscht. Was das für deine DSGVO-Pflichten bedeutet, erklärt der Ratgeber KI-Transkription und DSGVO.
Automationen oder Kunden-Ordner
Circleback ist stark darin, Meeting-Ergebnisse weiterzuschicken: Im Pro-Plan landen Notizen und Aufgaben automatisch in Werkzeugen wie Notion, HubSpot, Salesforce, Linear oder Asana, dazu kommen E-Mail-Entwürfe und eine Suche über alle Meetings. Wer seine Nachbereitung weitgehend automatisieren will, findet hier mehr Möglichkeiten als bei noteit.
Auch eine Verbindung zu KI-Assistenten haben beide: Circleback bietet einen MCP-Zugang für ChatGPT, Claude und andere, noteit eine Anbindung an Claude in allen Paketen. noteit ordnet Meetings zusätzlich automatisch dem richtigen Kunden zu. Im Pro-Paket fragst du dann etwa „Brief mich zu Tischlerei Gruber“ und bekommst Entscheidungen, offene Punkte und Zusagen aus allen bisherigen Gesprächen. Wie das funktioniert, zeigt der Ratgeber Claude mit Meetings verbinden.
Preise im Überblick
Circleback Free ist kostenlos und zeigt den Verlauf der letzten 30 Tage. Pro kostet laut Website 15 $ pro Person und Monat bei jährlicher Zahlung oder 18 $ bei monatlicher, Business 25 $ bzw. 29 $. Enterprise mit SSO und HIPAA-Unterstützung kostet ab 35 $ und wird nur jährlich abgerechnet.
noteit Starter ist ebenfalls kostenlos und enthält 3 Stunden Transkription pro Monat. Pro kostet 14 € pro Monat oder 120 € pro Jahr und bringt 25 Stunden, automatische Aufnahme, Wörterbuch und Kunden-Akte. Für Teams gibt es ein eigenes Paket – alle Details unter Preise.
Circleback passt, wenn …- deine Meetings regelmäßig auf Englisch oder in anderen Sprachen laufen
- Notizen und Aufgaben automatisch in Notion, HubSpot, Salesforce oder Asana landen sollen
- du Gespräche unterwegs mit einer App fürs iPhone, für Android oder die Apple Watch aufnehmen willst
- du auch bereits aufgezeichnete Audio- oder Videodateien auswerten möchtest
noteit passt, wenn …- deine Gespräche fast immer auf Deutsch laufen – auch mit Dialekt
- Transkript und Zusammenfassung in Frankfurt liegen sollen und das Audio nach der Transkription gelöscht werden soll
- du Meetings nach Kunden ordnen und mit „Brief mich zu …“ die Historie abfragen willst (Pro)
- du in Euro bezahlen und einen Anbieter aus Österreich bevorzugst