Meetings über Zeitzonen hinweg: fair planen, klar kommunizieren

Die gemeinsame Zeit finden

Der erste Schritt ist eine nüchterne Rechnung: Wann haben alle Beteiligten gleichzeitig normale Bürozeiten? Die Tabelle zeigt die Differenz aus Sicht von Wien und Berlin und das Fenster, in dem bei beiden Seiten zwischen 9 und 17 Uhr Ortszeit ist:

Für Kalifornien oder Australien gibt es mit Europa kein gemeinsames Fenster in normalen Bürozeiten. Dann geht es nicht mehr um die perfekte Uhrzeit, sondern darum, wer wann früher aufsteht oder länger bleibt – und wie oft ihr euch überhaupt live treffen müsst.

Ein Weltzeit-Planer im Kalender oder im Browser zeigt die Uhrzeiten aller Beteiligten nebeneinander. Für Serientermine lohnt es sich, einmal sauber zu rechnen und das Ergebnis in die Einladung zu schreiben.

Unbequeme Uhrzeiten fair verteilen

Bei großer Zeitdifferenz muss immer jemand außerhalb der Bürozeit teilnehmen. Ungerecht wird es, wenn es jede Woche dieselben trifft – meist die kleinere Gruppe oder das Büro weit weg von der Zentrale. Drei Wege, das auszugleichen:

• Rotieren: Der wöchentliche Termin wechselt zwischen zwei Uhrzeiten, einmal für die eine Seite bequem, einmal für die andere.
• Kern und Rand trennen: Der für alle wichtige Teil findet in der knappen gemeinsamen Zeit statt, Details klären kleinere Gruppen zu ihren jeweils guten Zeiten.
• Ausgleich sichtbar machen: Wer um 7 Uhr oder um 21 Uhr im Call war, beginnt später oder hört früher auf. Das sollte nicht verhandelt werden müssen, sondern selbstverständlich sein.

Dabei gilt das Arbeitszeitrecht: In Österreich steht Arbeitnehmer:innen nach Ende der Tagesarbeitszeit eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden zu (§ 12 Arbeitszeitgesetz; Kollektivverträge können Abweichungen vorsehen), in Deutschland ebenso mindestens elf Stunden (§ 5 Arbeitszeitgesetz, mit Ausnahmen für bestimmte Branchen). Wer um 22 Uhr einen Call mit Sydney beendet, sollte am nächsten Tag also nicht um 8 Uhr wieder im Büro sitzen. Ob und wie späte Calls als Arbeitszeit zählen, behandelt Sind Meetings Arbeitszeit?.

Uhrzeiten so angeben, dass niemand falsch rechnet

Kalendereinladungen rechnen die Uhrzeit automatisch in die Zeitzone der Empfänger:innen um. Der Text in der Mail tut das nicht – und genau dort entstehen die Missverständnisse. Ein paar Regeln:

• Beide Uhrzeiten nennen: „Dienstag, 15:00 Wien / 9:00 New York“.
• Bei vielen Zeitzonen UTC als Bezug: „14:00 UTC“ ist eindeutig, egal wo jemand sitzt.
• Mehrdeutige Abkürzungen vermeiden: CST kann US-Central oder China Standard Time heißen, IST Indien, Irland oder Israel. Lieber Stadtnamen.
• 24-Stunden-Format oder eindeutige Angaben wie „9 Uhr morgens“ verwenden.
• Datumsgrenze beachten: Montag 8 Uhr in Sydney ist bei uns im Winter noch Sonntagabend. Fristen wie „bis Montag“ immer mit Uhrzeit und Ort angeben.

Die Wochen der Zeitumstellung

Die meisten Pannen passieren rund um die Zeitumstellung. In der EU wird am letzten Sonntag im März und am letzten Sonntag im Oktober umgestellt. In den USA beginnt die Sommerzeit laut Bundesgesetz am zweiten Sonntag im März und endet am ersten Sonntag im November. Für ein paar Wochen im Jahr ist New York deshalb nur fünf statt sechs Stunden hinter Wien und Berlin:

Bei Serienterminen, die in der Zeitzone der anderen Seite angelegt sind, verschiebt sich der Termin in deinem Kalender – und kollidiert vielleicht mit einem anderen. Schau dir die Kalender in diesen Wochen bewusst an. Dazu kommt: Viele Länder, etwa Indien, Japan, Singapur oder die Vereinigten Arabischen Emirate, stellen gar nicht um. Auf der Südhalbkugel wird in die Gegenrichtung umgestellt; mit Sydney ändert sich die Differenz deshalb zweimal im Jahr in beide Richtungen.

Asynchron statt um 22 Uhr

Die beste Lösung für Zeitzonen-Probleme ist oft, das Meeting gar nicht abzuhalten. Statusberichte, Feedback zu Entwürfen und viele Informationen funktionieren schriftlich besser als im Call, für den eine Seite spät aufbleiben muss. Was sich asynchron erledigen lässt:

• Status: Jede Person schreibt bis zu einer festen UTC-Uhrzeit ein kurzes Update in einen gemeinsamen Kanal.
• Übergaben: Wer den Arbeitstag beendet, hinterlässt eine Notiz für die Kolleg:innen, deren Tag gerade beginnt – was ist erledigt, was ist offen, was braucht eine Antwort.
• Entscheidungen: Ein schriftlicher Vorschlag mit Frist („Einwände bis Donnerstag, 12:00 UTC“) statt einer Diskussion im Call.
• Präsentationen: Ein kurzes Bildschirmvideo, das jede Person zu ihrer Zeit ansieht, plus Fragen im Kanal.

Live treffen sollte sich das Team trotzdem, für Themen mit viel Abstimmungsbedarf, Konflikte und den persönlichen Kontakt. Wer nicht teilnehmen konnte, braucht danach eine Zusammenfassung, die ohne Rückfragen verständlich ist – mehr dazu in Protokoll für Kolleg:innen, die nicht dabei waren.

Moderation in gemischten Runden

Wer in Wien um 16 Uhr frisch aus dem Nachmittag kommt, trifft auf Kolleg:innen in Singapur, für die es 22 Uhr ist, und auf New York beim ersten Kaffee. Das prägt die Runde. Sprich es offen an: „Für euch in Singapur ist es spät – wollen wir eure Punkte an den Anfang nehmen?“

Oft ist die gemeinsame Sprache Englisch, und für viele ist sie nicht die Muttersprache. Langsam sprechen, Abkürzungen erklären, wichtige Punkte im Chat mitschreiben und am Ende Beschlüsse laut zusammenfassen hilft allen. Wie du englischsprachige Protokolle aufbaust, steht in Meeting Minutes auf Englisch schreiben.

Checkliste für den nächsten Termin über Zeitzonen

Vor dem Einladen einmal durchgehen:

• Gemeinsames Fenster geprüft – oder Rotation vereinbart?
• Uhrzeit mit Stadt oder UTC in der Einladung?
• Zeitumstellung in den nächsten Wochen berücksichtigt?
• Agenda vorab, damit spät Zugeschaltete nicht unnötig lange bleiben?
• Teile, die schriftlich gehen, aus dem Termin genommen?
• Zusammenfassung für alle, die nicht dabei sein konnten, eingeplant?