Was kostet ein Meeting? Meetingkosten einfach berechnen

Die Formel

Die Meetingkosten setzen sich aus drei Teilen zusammen – der Zeit im Termin selbst und der Zeit davor und danach:

• Meetingzeit: Dauer in Stunden × Summe der Stundensätze aller Teilnehmenden.
• Vorbereitung: Lesezeit für Unterlagen, Agenda erstellen, Folien bauen – pro Person geschätzt.
• Nachbereitung: Protokoll schreiben, verschicken, Aufgaben eintragen.
• Optional: Reisezeit und Fahrtkosten, Raummiete, Bewirtung bei externen Terminen.

In der Kurzform: Kosten = (Dauer + Vorbereitung + Nachbereitung) × Stundensätze. Für einen schnellen Überschlag reicht die Meetingzeit allein. Wer Termine vergleichen oder eine Diskussion im Team anstoßen will, rechnet die Vor- und Nachbereitung mit ein – dort steckt oft mehr, als man denkt.

Bei Terminen vor Ort kommt die Fahrt dazu. Fahren zwei Personen mit je 50 € Stundensatz zu einer Kundin, die 40 Minuten entfernt ist, kostet allein die Fahrzeit hin und zurück 133 € – mehr als die einstündige Besprechung selbst mit 100 €, und Kilometergeld oder Tickets sind noch nicht eingerechnet. Das ist kein Argument gegen Besuche bei Kund:innen, aber eines dafür, bewusst zu entscheiden, welcher Termin vor Ort stattfinden muss und welcher per Videocall genauso gut funktioniert.

Den Stundensatz richtig ermitteln

Der häufigste Fehler: Das Monatsgehalt wird durch 160 Stunden geteilt. Damit liegst du deutlich zu niedrig, aus zwei Gründen. Erstens kosten Mitarbeitende den Betrieb mehr als ihr Bruttogehalt – Sonderzahlungen (in Österreich in der Regel 13. und 14. Gehalt) und die Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung kommen dazu. Zweitens arbeitet niemand alle Stunden des Jahres: Urlaub, Feiertage, Krankenstand und Weiterbildung gehen ab.

Der gesetzliche Mindesturlaub unterscheidet sich: In Österreich sind es 30 Werktage, also fünf Wochen (§ 2 Urlaubsgesetz), in Deutschland mindestens 24 Werktage, also vier Wochen (§ 3 Bundesurlaubsgesetz) – viele Verträge sehen mehr vor. Ein Rechenbeispiel mit Annahmen, die du durch eure echten Werte ersetzt:

Die tatsächlichen Arbeitgeberkosten kennt eure Lohnverrechnung oder Buchhaltung. Wer sie nicht zur Hand hat, kann mit einem groben Durchschnitt pro Funktion arbeiten – für die Frage „Lohnt sich dieser Termin?“ reicht das.

Rechenbeispiel: der wöchentliche Jour fixe

Bei Studio Leitner, einer Agentur mit 15 Leuten, trifft sich jeden Montag die Projektrunde: die Geschäftsführerin, zwei Projektleiter:innen und vier Mitarbeitende, 60 Minuten. Als Stundensätze setzt das Studio Pauschalen an: 70 € für die Geschäftsführung, 55 € für Projektleitung, 40 € für die übrigen. Alle lesen vorher etwa zehn Minuten die Unterlagen, eine Person schreibt 20 Minuten am Protokoll.

Dann die Gegenrechnung: Das Studio kürzt auf 30 Minuten, und zwei Mitarbeitende, die meist nur zuhören, lesen künftig das Protokoll statt teilzunehmen. Meeting 130 €, Vorbereitung 43 €, Protokoll 13 € – macht 187 € pro Termin oder 8.602 € im Jahr. Die Ersparnis von gut 10.000 € ist keine Ausgabe, die wegfällt, sondern Arbeitszeit, die für Kundenprojekte frei wird.

Was die Formel nicht erfasst

Die Rechnung zeigt nur die direkten Kosten. Mindestens genauso schwer wiegt, was nicht in der Tabelle steht:

• Zerschnittene Arbeitszeit. Ein Termin um 10:30 macht aus einem freien Vormittag zwei kurze Stücke, in denen kaum konzentrierte Arbeit möglich ist.
• Wieder-Reinkommen. Nach einem Meeting dauert es, bis man wieder in der eigentlichen Aufgabe steckt.
• Verzögerungen. Entscheidungen, die auf den nächsten Termin warten, halten andere Arbeit auf.
• Der Wert. Ein teures Meeting kann sich lohnen, wenn es eine Fehlentscheidung verhindert oder einen Auftrag sichert. Die Kosten sind eine Seite der Rechnung, nicht die ganze.

Deshalb ist die richtige Frage nicht „Ist das Meeting teuer?“, sondern „Bringt es mehr, als es kostet – und ginge es billiger?“.

Kosten sichtbar machen, ohne jemanden bloßzustellen

Manche Teams schreiben die geschätzten Kosten in die Einladung oder zeigen sie im Kalender an. Das schärft den Blick, kann aber kippen: Wer in einer Kostenrechnung mit Namen und echten Gehältern auftaucht, fühlt sich zu Recht vorgeführt. Gehaltsdaten sind außerdem personenbezogene Daten, die nicht in eine Teamtabelle gehören, und in Betrieben mit Betriebsrat kann eine solche Auswertung ein Thema für die Mitbestimmung sein.

Besser funktioniert ein anonymer Weg: Pauschalen pro Funktion, Hochrechnung nur für Serientermine, Ergebnis als Summe pro Jahr. „Unsere fünf wiederkehrenden Termine kosten zusammen rund 60.000 € im Jahr“ ist ein Satz, der eine gute Diskussion auslöst, ohne dass sich jemand rechtfertigen muss.

Von der Zahl zur Maßnahme

Jeder Faktor der Formel ist ein Hebel. Wenn die Summe zu hoch erscheint, schau, wo der Hebel am leichtesten zu bewegen ist:

Wie du alle Termine einmal systematisch durchgehst, beschreibt Weniger, bessere Meetings. Und wer nicht nur einzelne Termine, sondern ganze Blöcke freihalten will, findet Wege in Meetingfreie Zeiten im Team einführen.

Die Rechnung in der Tabellenkalkulation

Für eine Übersicht aller Serientermine reicht eine einfache Tabelle mit diesen Spalten: Termin, Dauer in Minuten, Anzahl der Termine pro Jahr, Teilnehmende je Funktion, Stundensatz je Funktion, Vorbereitung und Nachbereitung in Minuten. Die Kosten pro Termin ergeben sich aus (Dauer + Vorbereitung) ÷ 60 × Summe der Stundensätze plus Nachbereitung ÷ 60 × Stundensatz der protokollierenden Person; mal Anzahl ergibt die Jahreskosten.

Sortiert nach Jahreskosten zeigt die Tabelle in einer Minute, wo sich ein genauer Blick lohnt. Meist sind es nicht die großen, seltenen Runden, sondern die kleinen wöchentlichen Termine mit vielen Teilnehmenden.